W 2019 roku została wprowadzona nowelizacja przepisów dotyczących prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników. Od tamtego momentu cześć przedsiębiorstw podjęło decyzję o wdrożeniu elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Czy było to dobre posunięcie? Jakie szanse i zagrożenia wynikają z digitalizacji teczek pracowników?

Zmiana przepisów – możliwość przejścia na elektroniczną formę prowadzenia akt osobowych pracowników

Wraz z nowelizacją przepisów wprowadzonych zostało kilka istotnych zmian, które już na zawsze zmieniły organizację pracy i zarządzania dokumentami w małych i dużych firmach. Obecnie przedsiębiorstwa mogą w pełni przejść na elektroniczną formę prowadzenia akt osobowych pracowników. Zmianą objęty został również okres przechowywania dokumentów. Od 2019 roku wynosi on 10 lat od momentu rozwiązania umowy. Wcześniej wynosił on aż 50 lat. A co później? Po upłynięciu tego okresu pracodawca ma obowiązek zniszczenia wszelkich akt osobowych. Warto jednak zauważyć, że okres ten dotyczy jedynie osób zatrudnionych po 01.01.2019 roku.

Era digitalizacji – dokumenty kadrowe w formie cyfrowej

Obecnie w wielu przedsiębiorstwach stawia się na nowoczesne rozwiązania. Jedno z nich dotyczy właśnie dokumentów kadrowych. Obecnie każdy pracodawca ma prawo do wybrania formy prowadzenia dokumentacji. Jeśli więc zdecyduje się na digitalizację, akta pracowników będą musiały zostać zarchiwizowane właśnie w takiej formie.

Jak przejść na cyfrową dokumentację pracowniczą? Na wstępie należy zaznaczyć, że jest to proces długotrwały, wymagający ogromnej staranności i dokładności. W celu zmiany systemu zarządzania aktami pracowników wszystkie dokumenty w formie papierowej muszą zostać zeskanowane i opatrzone elektronicznym podpisem lub pieczęcią. W następnej kolejności należy wgrać je do programu przeznaczonego do obsługi e-dokumentacji.

Wdrożenie elektronicznej dokumentacji – koszty i dodatkowy nakład pracy

Wdrożenie elektronicznej dokumentacji nie jest łatwym zadaniem. Firmy, które zdecydują się na taki krok, muszą liczyć się z dodatkowymi kosztami oraz nakładem pracy. W szczególności dotyczy to dużych przedsiębiorstw, w których liczba dokumentów jest ogromna. Bez względu na to nie da się ukryć, że digitalizacja dokumentów kadrowych to wiele korzyści.

E-teczki pracownicze to przede wszystkim znaczne ułatwienie i zwiększenie komfortu pracy dla działu kadr. W dobie dbałości o środowisko nie da się pominąć również aspektu, jakim jest oszczędność papieru i materiałów biurowych, a co się z tym wiąże – oszczędność powierzchni pod archiwa. Wdrożenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej to szansa dla przedsiębiorstw na zapewnienie wyższej jakości pracy pod wieloma względami. Łatwiejsze przeszukiwanie informacji i aktualizacja teczek o nowe dokumenty oraz wzrost bezpieczeństwa przechowywanych akt to tylko niektóre z kwestii, które doceniane są przez zwolenników elektronicznej dokumentacji.

Elektroniczna dokumentacja a bezpieczeństwo

Ograniczenie dostępu, zabezpieczenie przed utratą, ochrona przed zniszczeniem – to tylko niektóre z kwestii, które należy poruszyć w kontekście bezpieczeństwa elektronicznej dokumentacji pracowników. Wiele osób zastanawia się, czy cyfryzacja ważnych dokumentów rzeczywiście jest bezpieczna i czy nie lepiej zostać przy papierowym systemie.

E-teczki muszą być odpowiednio zabezpieczone przed wyciekiem danych osobowych.  Dokumentacja pracownicza musi być prowadzona i archiwizowana w systemie, który zapewnia:

• zabezpieczenie przed jej uszkodzeniem oraz utratą i nieuprawnionym dostępem,
• integralność treści dokumentacji i metadanych,
• łatwy dostęp osobom do tego uprawnionym,
• możliwość identyfikacji osób wprowadzających zmiany w dokumentacji.

W celu skutecznego zabezpieczenia dokumentów konieczne jest systematyczne dokonywanie analizy zagrożeń, opracowanie i stosowanie się do procedur, tworzenie kopii zapasowych, bieżące kontrolowanie wszystkich sposobów zabezpieczenia oraz okresowe dokonywanie oceny skuteczności tych sposobów.

Cyfryzacja przedsiębiorstw – opcja czy konieczność?

W ostatnim czasie zaobserwować można wzmożony trend cyfryzacji przedsiębiorstw. Bez wątpienia jest to ogromnym ułatwieniem dla wielu firm, jednak część z pracodawców nadal zastanawia się nad wdrożeniem takiego rozwiązania. Niektóre przedsiębiorstwa zwyczajnie boją się wprowadzenia całkowicie nowego i odmiennego systemu pracy, a dodatkowo przeraża je wizja samego procesu przejścia. Jak dotąd wdrożenie elektronicznej dokumentacji pracowników jest opcją, a nie obowiązkiem. Czy jednak za jakiś czas nie stanie się to koniecznością? Taka możliwość wydaje się bardzo prawdopodobna. Ujednolicenie przepisów w tym zakresie jest nieuniknione. W niedalekiej przyszłości współpraca z firmami, które korzystają z tradycyjnego systemu, może być po prostu zbyt skomplikowana. Im wcześniej więc pracodawcy zaczną wdrażać e-dokumenty, tym lepiej.

Cyfryzacja przedsiębiorstw to niezliczone korzyści. Pozwala to na zgromadzenie ważnych dokumentów w jednym miejscu, łatwiejsze przeszukiwanie i aktualizowanie informacji, sprawniejszy obieg akt i zmniejszenie kosztów archiwizacji. Prowadzenie papierowej dokumentacji wymagało od działu kadr ogromnego zaangażowania i uwagi, bywało również kosztowne. Trudności te rosły wprost proporcjonalnie do liczby zatrudnionych. Cyfryzacja biznesu i wszelkie usprawnienia z tym związane mogą skutecznie zaradzić tym problemom.

UHY ECA – profesjonalna pomoc w prowadzeniu elektronicznej dokumentacji pracowniczej

Jak zostało wspomniane wcześniej, prowadzenie klasycznej, papierowej dokumentacji pracowniczej bywało niełatwym i pracochłonnym zadaniem. W przypadku elektronicznej wersji również można napotkać wiele problemów i niedogodności. Warto więc zdecydować się na profesjonalną pomoc, jaką oferuje UHY ECA. Skorzystanie z kompleksowej obsługi w zakresie usług księgowych i kadrowych może być dużym ułatwieniem już od początku założenia działalności i to nie tylko w zakresie tworzenia dokumentacji, lecz także optymalizacji procesów biznesowych.

UHY ECA zapewnia pełne bezpieczeństwo danych, zdalny dostęp do elektronicznego obiegu dokumentów oraz możliwość konsultacji z ekspertami z różnych dziedzin, dzięki którym można rozwinąć swój biznes. Warto także zwrócić uwagę na wykorzystanie technologii w tworzeniu elektronicznej dokumentacji pracowniczej. UHY ECA korzysta z najnowocześniejszych rozwiązań, takich jak oprogramowanie biznesowe Enova365.

Skontaktuj się z nami

 

Barbara Jędrzejek Partner Biegły rewident, członek ACCA Tel.: +48 694 234 781 e-mail: barbara.jedrzejek@uhy-pl.com