Jakie jednostki powinny spełnić obowiązek przeprowadzenia audytu?

Koniec roku finansowego może rodzić za sobą pytanie kierownictwu jednostki czy dana spółka powinna podlegać obligatoryjnemu badaniu przez biegłego rewidenta. W odpowiedzi na nie należy sięgnąć do art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości.  Ustawa ta określa jakie jednostki powinny spełnić obowiązek przeprowadzenia audytu. Według przepisów ustawy, badaniu za 2020 rok podlegają roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych oraz sprawozdania finansowe kontynuujących działalność jednostek:

1) Banków krajowych, oddziałów instytucji kredytowych, oddziałów banków zagranicznych, zakładów ubezpieczeń, zakładów reasekuracji. W tym także głównych oddziałów i oddziałów zakładów ubezpieczeń, głównych oddziałów i oddziałów zakładów reasekuracji oraz oddziałów zagranicznych firm inwestycyjnych.

• Spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych.

2) Jednostek działających na podstawie przepisów o obrocie papierami wartościowymi oraz przepisów o funduszach inwestycyjnych  i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi. W tym także jednostek, o których mowa w art. 2 ust. 2b ustawy o rachunkowości:

• jednostek działających na podstawie przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy  emerytalnych,
• krajowych instytucji płatniczych i instytucji pieniądza elektronicznego.

3) Spółek akcyjnych, z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w organizacji.

4) Pozostałych jednostek (przede wszystkim spółek z o.o., spółek jawnych, partnerskich, komandytowych, cywilnych oraz przedsiębiorstw osób fizycznych).

Warunki, które muszą spełnić spółki z o.o., spółki jawne, partnerskie, komandytowe, cywilne oraz przedsiębiorstwa osób fizycznych

W odniesieniu do punktu dotyczącego pozostałych jednostek, należy zwrócić uwagę iż te, za które sporządzono sprawozdania finansowe w poprzedzającym roku obrotowym (w odniesieniu do sprawozdań za 2020 r. uwzględnia się dane za 2019 r.), muszą spełnić co najmniej dwa z poniższych warunków:

• Średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób.

Suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2.500.000 euro.

• Przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów, operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej minimum 5.000.000 euro.

Niewątpliwie, obligatoryjne badanie za rok 2020 należy przeprowadzić wyłącznie gdy dane roczne poprzedzające faktyczne badanie przekraczają progi (za 2019 r.). Wobec tego, jednostka nie spełniająca wymagań ustawy w 2020 roku musi przeprowadzić obowiązkowy audyt mimo tego.

Powyższe wielkości zostały wyrażone w euro oraz są przeliczane na walutę polską po średnim kursie na dzień bilansowy ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski. W naszym przypadku, jeżeli chcemy sprawdzić, czy sprawozdanie za rok 2020 będzie podlegało obligatoryjnemu badaniu musimy użyć średni kurs NPB na dzień 31 grudnia 2019 r. , który stanowił 4,2585 zł/euro. Kalkulacja przedstawia się następująco:

2.500.000 euro x 4,2585 zł/euro = 10.646.250 zł (suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego w walucie polskiej),

5.000.000 euro x 4,2585 zł/euro = 21.292.500 zł  (przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy jako równowartość w walucie polskiej).

Inwentaryzacja składników aktywów

Kiedy już stwierdzimy, iż nasza Spółka spełnia wymagania stawiane przez ustawę o rachunkowości obowiązkowego badania naszego sprawozdania finansowego, niezwykle istotnym jest aby umowa o badanie zawarta z firmą audytorską umożliwiała zespołowi biegłego rewidenta udział w inwentaryzacji znaczących składników majątku. Ustawodawca nie określa bezpośrednio terminu, do którego należy dokonać wyboru biegłego rewidenta. Jednak, należy mieć na uwadze, iż inwentaryzacja składników aktywów przeprowadzana na ostatni dzień roku obrotowego, według ustawy o rachunkowości  rozpoczyna się nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku, a kończy do 15 dnia następnego roku. Do zadania organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe spółki należy wybór firmy audytorskiej. Mowa tutaj zazwyczaj o radzie nadzorczej. Jeżeli spółka nie posiada rady nadzorczej zgromadzenie wspólników bądź akcjonariuszy decyduje o wyborze. Zarząd nie może dokonać takiego wyboru zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości. Istotnym jest również, iż koszty przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego ponosi badana jednostka.

Okres podpisania umowy na badanie sprawozdania finansowego

Należy pamiętać, że podpisanie umowy powinno się poprzedzić formalnym wyborem audytora. Konieczne jest podjęcie uchwały tej treści. Do tej pory w przypadku badania ustawowego w myśl przytoczonych powyżej wymagań, pierwszą umowę o badanie sprawozdania finansowego zawierano z firmą świadczącą usługi audytu na okres nie krótszy niż dwa lata. Po tym okresie istniała możliwość przedłużenia umowy na kolejne co najmniej dwuletnie okresy.

Niemniej jednak  art. 134 ustawy o biegłych rewidentach określał maksymalny 5 letni okres przeprowadzania audytu przez firmę audytorską. w ocenie większości biegłych rewidentów jest on krótki i niepraktyczny. W wyniku czego kolejną umowę można było podpisać na 2 lata jednak nie więcej niż na trzy. Rozwiązaniem tej sytuacji jest zmiana obowiązku przymusowej rotacji co 5 lat. Przepis ten został ogłoszony 31 marca 2020 r. w ustawie o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 tzw. tarczy antykryzysowej.  Ustawa mówi o stosowaniu bezpośrednio przepisów Unii Europejskiej o rotacji firm audytorskich. Rozporządzenie parlamentu europejskiego i rady nr 537 wskazuje , że maksymalny 10 letni okres zlecenia badania sprawozdań finansowych wynosi 10 lat. Niniejszym, wspomniany wcześniej art. 134 o biegłych rewidentach zostaje uchylony.

Cel przeprowadzenia audytu finansowego

Na tym etapie warto zastanowić się jaki jest właściwie cel audytu finansowego? Otóż jego celem jest zwiększenie stopnia zaufania docelowych użytkowników sprawozdań finansowych. Określa go Międzynarodowy Standard Badania nr 200 („Ogólne cele niezależnego biegłego rewidenta oraz przeprowadzanie badania zgodnie z międzynarodowymi standardami badania). Z uwagi na to, że sprawozdania finansowe przekazują informacje o działalności gospodarczej i wynikach finansowych firmy mogą mieć wielu odbiorców. Bilans zawiera przegląd aktywów, pasywów i kapitału własnego akcjonariuszy jako migawkę w czasie. Rachunek zysków i strat koncentruje się przede wszystkim na przychodach i kosztach firmy w danym okresie. Zainteresowani tymi informacjami są użytkownicy, którzy poprzez analizę sprawozdania finansowego są w stanie podjąć szereg decyzji gospodarczych. Do owych użytkowników sprawozdań finansowych kwalifikują się:

• Inwestorzy – są oni właścicielami firmy (akcjonariusze i udziałowcy). Chcieliby zrozumieć i na bieżąco być informowani o wynikach finansowych firmy. Na postawie danych mogą monitorować ryzyko inwestycyjne. Zainteresowani oni są również wskaźnikami takimi jak zysk na akcję (stosunek wyniku netto i liczby akcji). W tym, dywidendy na akcję (stosunek wartości dywidend do liczby akcji) i oczywiście samej zdolności jednostki do wypłaty owych dywidend. Inwestorzy na podstawie sprawozdania finansowego oraz jego wyników chcieliby podjąć decyzję czy nadal muszą inwestować w spółkę.
• Pożyczkodawcy – tradycyjne banki, instytucje finansowe (np. firmy leasingowe) oraz Wszyscy Ci użytkownicy . którzy chcieliby sprawdzić zdolność firmy do terminowej spłaty zadłużenia. W ten sposób przeglądają sprawozdania finansowe firmy i sprawdzają jej zdolność kredytową i czy w efekcie udzieliliby pożyczki.

Inni użytkownicy zainteresowani informacjami ujętymi w sprawozdaniu finansowym

• Klienci – muszą przeglądać sprawozdania finansowe firmy, od której kupują towary lub usługi. Kluczowi klienci często podpisują długoterminową współpracę lub kontrakt z jednostką. Z uwagi na to, chcieliby współpracować w firmą stabilną finansowo. Co więcej, silna finansowo firma może zapewnić swoim klientom sprzedaż kredytową. Oczywiście, może także dostarczać produkty, usługi po niższej cenie niż pozostali na rynku lub zapewnić posprzedażowe usługi (m.in. konserwacja, naprawy).
• Dostawcy – ta grupa użytkowników, tak samo jak klienci, chcieliby mieć do czynienia z firmami, które mają dobrą kondycję finansową. Tym samym są także użytkownikami sprawozdań finansowych. Podejmują oni decyzje o udzieleniu firmie kredytu kupieckiego czyli odroczonych terminów płatności, co w dobie pandemicznej rzeczywistości jest niezwykle ważne.
• Rządy i agendy rządowe – pełnią oni podwójną rolę. Z jednej strony informacje ze sprawozdań finansowych pozwalają im na regulowanie działalności jednostek (polityka podatkowa). Natomiast z drugiej strony sprawdzają czy treści ujawniane przez przedsiębiorstwo są wystarczające dla innych użytkowników.
• Kierownictwo jednostki gospodarczej – chociaż to oni przygotowują sprawozdania finansowe, muszą się do nich odwoływać, rozważając rozwój firmy. Zarząd firmy patrzy na sprawozdanie finansowe z perspektywy płynności, rentowności, przepływów pieniężnych, aktywów i pasywów. W tym także sald środków pieniężnych, potrzeb w zakresie funduszy, zadłużenia, finansowania projektów i różnych innych bieżących działań operacyjnych. Mówiąc najprościej, zarząd firmy potrzebuje sprawozdań finansowych, aby podejmować decyzje dotyczące biznesu.
• Społeczeństwo – jest praktycznie reprezentowane przez dowolnego użytkownika. Przyczynia się on do rozwoju ekonomicznego regionu w którym dana jednostka funkcjonuje.

Podstawowe cele audytora

Według MSB 200 ​​istnieją dwa podstawowe cele audytora. Pierwszym z nich jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe jako całość nie zawiera istotnego zniekształcenia spowodowanego oszustwem lub błędem, umożliwiając w ten sposób biegłemu rewidentowi wyrażenie opinii na temat tego, czy sprawozdania finansowe zostały sporządzone, we wszystkich istotnych aspektach, zgodnie z mającymi zastosowanie ramami sprawozdawczości finansowej. Natomiast drugim z nich jest sporządzenie sprawozdania na temat sprawozdania finansowego i przekazanie stosownie do wymogów MSB informacji zgodnych z wnioskami biegłego rewidenta.

Wyróżnia się trzy typy opinii, które wydaje biegły rewident: negatywna, z zastrzeżeniem, lub bez zastrzeżeń. We wszystkich opiniach, oprócz tych „bez zastrzeżeń”, biegły rewident powinien uzasadnić swoją decyzję i przedstawić przyczyny zajęcia takiego stanowiska.

Standard MSB wyraźnie stanowi że kierownictwo oraz, w stosownych przypadkach, osoby sprawujące nadzór rozumieją swoją odpowiedzialność za sporządzenie sprawozdania finansowego zgodnie z mającą zastosowanie sprawozdawczością finansową, w tym rzetelną prezentację, w przypadku gdy sprawozdawczość jest rzetelna.

Podczas badania wymagana jest postawa zawodowego sceptycyzmu cechująca się dociekliwością, wyczuleniem na warunki mogące wskazywać na możliwe zniekształcenie spowodowane błędem lub oszustwem oraz krytycyzmem przy ocenie uzyskanych dowodów badania. Dla przykładu audytor będzie musiał rozważyć, ile zaufania można pokładać w dowodach uzyskanych od kierownictwa.

Jak przygotować się do efektywnego i sprawnie przeprowadzonego audytu?

Jest wiele rzeczy, które można zrobić, aby badanie sprawozdania finansowego przebiegło tak efektywnie jak to tylko możliwe. Po pierwsze, należy upewnić się że cały personel księgowy jest dostępny w czasie, gdy zespół biegłego rewidenta jest na miejscu. Po drugie, poniżej znajduje się podsumowanie niektórych głównych dokumentów które należy przygotować przed audytem. Jeśli wszystkie dokumenty są łatwo dostępne, nie występują zakłócenia pracy personelu podczas audytu. Podstawowa lista wymaganych dokumentów to: zapisy księgowe, schemat przedstawiający strukturę i własność firmy/grupy, uzgodnienia bankowe na koniec roku i wyciągi bankowe dostępne przez cały okres dla wszystkich rachunków bankowych, podział wszystkich kwot bilansowych wraz z fakturami w celu udokumentowania pozycji, takich jak zwiększenie środków trwałych, rozliczenia międzyokresowe, wykaz wiekowych dłużników i wierzycieli, ewidencja płac i deklaracje VAT, deklaracje ZUS DRA,  raporty magazynowe, umowy kupna i leasingu na raty, kopie wszystkich protokołów ze spotkań, które odbyły się w ciągu roku oraz szczegóły dotyczące wszelkich zmian w akcjonariacie.

Skontaktuj się z nami

	Justyna Horla                    Starszy Konsultant Departament audytu tel. kom.: +48 668 331 400 e-mail: justyna.horla@uhy-pl.com