Dzięki dostępowi do nowych technologii świat rozwija się dziś szybciej niż kiedykolwiek wcześniej. Dążenie w kierunku cyfryzacji jest zauważalne na całym świecie. Pandemia Covid-19 nie tylko nie zatrzymała, ale wręcz przyspieszyła procesy robotyzacji i cyfryzacji. Zaawansowane technologie są w ostatnim czasie częściej wykorzystywane również przez administracje rządowe, które wdrażają standardy i systemy pozwalające na sprawniejsze rozliczanie i pobór podatków. Zgodnie z raportem OECD „Przegląd Podatkowych Inicjatyw Technologicznych” 75% administracji przygotowało strategię transformacji cyfrowej. W cyfrowej transformacji w zakresie organów podatkowych można zaobserwować dwa trendy: angażowanie podatników oraz zarządzanie zgodnością. Przykładowo, podczas pandemii ilość wizyt osobistych w urzędach spadła o 55% w 2020 r., podczas gdy nastąpił 30% wzrost liczby kontaktów cyfrowych. W celu zapewnienia zgodności wdrażane są rozwiązania, w większości wykorzystujące komputery, umożliwiające organom kontrolowanie transakcji podatników na niespotykaną dotąd skalę. Dlatego tradycyjny system raportowania danych historycznych na podstawie deklaracji podatkowych powoli odchodzi do lamusa. Świat, w którym organy podatkowe będą analizować transakcje podatników w czasie rzeczywistym, korzystając z systemów weryfikujących ich poprawność, wydaje się coraz mniej abstrakcyjny. Około 90% administracji podatkowych przyznaje się do korzystania z narzędzi data science i narzędzi analitycznych. Czas zatem zastanowić się nad wpływem szeroko rozumianej cyfryzacji na naszą pracę i sposobami przygotowania się do takich zmian. To także dobry czas, aby jak najszybciej rozpocząć prace nad wdrożeniem rozwiązań, które pozwolą nam wyprzedzić urzędy i czerpać korzyści z cyfryzacji.

Trudne początki JPK

Już w 2005 roku OECD opublikowała pierwsze wytyczne dotyczące wdrożenia ujednoliconego formatu danych finansowych raportowanych w formacie XML, czyli Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Podatków (JPK, SAF-T), mające na celu poprawę efektywności kontroli podatkowych. W oparciu o te wytyczne wiele krajów, w tym Portugalia, Francja, Austria, Litwa i Słowenia, opracowało własne mechanizmy elektronicznego raportowania danych finansowych. Polska wprowadziła również obowiązek zgłaszania organom podatkowym danych w postaci tzw. Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK), który jest polskim odpowiednikiem SAF (Standard Audit File). Choć JPK odwołuje się do koncepcji SAF, zasadniczo obejmuje szerszy zakres danych i nakłada na podatników więcej obowiązków niż pierwotne wytyczne OECD. Obowiązek generowania i przesyłania struktur JPK stanowił nie lada wyzwanie zarówno dla podatników, którzy często musieli dostosowywać swoje systemy finansowe do nowych wymogów, jak i dla organów podatkowych, które wciąż uczą się efektywnie wykorzystywać dane otrzymywane od podatników. Obecnie wszyscy przedsiębiorcy w Polsce co miesiąc przekazują organom podatkowym pliki JPK_VAT. Od ostatniego kwartału 2018 r. polscy przedsiębiorcy składają sprawozdania finansowe sporządzone zgodnie z Ustawą o rachunkowości do KRS drogą elektroniczną (tj. w formie JPK). Ponadto przedsiębiorcy są zobowiązani do przedstawiania na żądanie organów podatkowych, głównie podczas kontroli skarbowej, plików JPK obejmujących wyciągi bankowe z transakcji, przesunięć magazynowych, szczegółów wystawionych faktur, a także pełną księgę rachunkową. Ponadto, ponieważ wiele innych krajów również zdecydowało się na wdrożenie sprawozdawczości XML opartej na koncepcji JPK, nie można wykluczyć w przyszłości możliwości porównywania informacji podatkowych między administracjami różnych krajów, co doprowadzi do znacznej poprawy nadzoru transakcji międzynarodowych. Otrzymywanie danych w ustandaryzowanym formacie stwarza szereg nowych możliwości dla organów podatkowych i może doprowadzić do zmiany dotychczasowego sposobu prowadzenia rozliczeń podatkowych. Dzięki temu organy podatkowe mogą już teraz na niespotykaną dotąd skalę kontrolować rachunki podatników i identyfikować wszelkie nieprawidłowości znacznie łatwiej i szybciej niż kiedykolwiek wcześniej. Co więcej, wiele planowanych obecnie działań administracji podatkowej sugeruje że JPK to dopiero pierwszy krok w kierunku wdrożenia rozliczeń podatkowych w czasie rzeczywistym. Świadczy o tym choćby obowiązkowy system elektronicznego fakturowania, który wejdzie w życie w Polsce w 2024 roku.

Nie tylko JPK

Cyfrowa rewolucja w polskim systemie podatkowym to nie tylko JPK. Trend cyfryzacji podatków jest kontynuowany wraz z szeregiem innych zmian, które zostały już wdrożone lub są planowane.

Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą wystawiać faktury strukturalne (e-faktury) za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wystawianie faktur strukturalnych w KSeF jest dobrowolne, dostępne na równi z dotychczasowymi formami fakturowania – elektronicznymi i papierowymi. Obowiązkowy KSeF wejdzie w życie w Polsce 2024 r.

KSeF to zmiana w procesie wystawiania i otrzymywania faktur. Faktury strukturalne są sporządzane według szablonu faktury opracowanego przez Ministerstwo Finansów (MF) w lokalnym oprogramowaniu finansowo-księgowym przedsiębiorstw. Raz wystawiona faktura jest przesyłana z systemu finansowo-księgowego poprzez interfejs (API) do centralnej bazy MF, po czym jest dostępna w tym systemie i może zostać pobrana przez kontrahenta do swojego systemu finansowo-księgowego.

Oprócz wystawiania, przesyłania i odbierania faktur strukturalnych, KSeF posiada również funkcje ich przechowywania, oznaczania nadanym przez system numerem identyfikującym oraz weryfikacji zgodności ze wzorem takiej faktury określonym i udostępnianym przez ministra właściwego ds. finansów publicznych. Dodatkowo system ma służyć do analizy i kontroli danych z faktur strukturyzowanych oraz wysyłania komunikatów o wystawieniu, odrzuceniu lub braku możliwości wystawienia faktury strukturyzowanej.

Innym kluczowym rozwiązaniem w tym zakresie jest system STIR (System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej). STIR służy do przekazywania informacji o rachunkach podmiotów uprawnionych (czyli generalnie innych niż rachunki osób fizycznych służących do celów prywatnych) prowadzonych przez banki i spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe (SKOK-i). System analizuje transakcje dokonane na tych rachunkach w celu analizy ryzyka wyłudzeń podatkowych. Dane te są przekazywane na tyle szybko, że Szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) może praktycznie od razu zapobiegać wyłudzeniom VAT. Stosowany w ramach STIR system analizy ryzyka oparty jest głównie na oprogramowaniu i zautomatyzowanych algorytmach. Interwencja człowieka następuje najpierw na etapie decyzyjnym, kiedy to Szef KAS decyduje, czy rzeczywiście doszło do wyłudzenia i czy wskazane przez algorytm konto powinno zostać zablokowane. Ten przykład pokazuje, że odpowiednio zaprogramowane algorytmy są już w stanie identyfikować ryzyka i ewentualne nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych. W związku z tym liczba kontroli podatkowych w Polsce z roku na rok maleje, jednocześnie ich skuteczność wzrasta.

Optymalizacja procesów biznesowych

Zrobotyzowana automatyzacja procesów (Robotic process automation- RPA) to kolejny trend cyfryzacji w świecie biznesu, który można wykorzystać do usprawnienia rozliczeń podatkowych. Uważa się że w niedalekiej przyszłości będzie to jeden z najważniejszych czynników przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstw. Optymalizacja procesów biznesowych może przynieść ogromne oszczędności i poprawę wydajności w wielu branżach. Może również usprawnić działy finansowe i podatkowe w branży motoryzacyjnej. Nic zatem dziwnego, że menedżerowie większości globalnych korporacji wymieniają automatyzację jako jeden ze swoich priorytetów. Robotyzacja umożliwia automatyzację procesów biznesowych za pomocą oprogramowania naśladującego ludzką pracę. Praca robotów może być stale monitorowana, co znacznie zmniejsza lub wręcz eliminuje ryzyko błędu ludzkiego. Dlatego właściwie wdrożona automatyzacja procesów przynosi szereg wymiernych korzyści, głównie finansowych. Według różnych badań szacuje się, że RPA może obniżyć koszty procesu nawet o 80%, więc pieniądze zainwestowane w jego wdrożenie mogą zwrócić się w stosunkowo krótkim czasie. Automatyzacja procesów może również okazać się korzystna pod względem efektywniejszego wykorzystania kapitału ludzkiego firmy, ograniczając konieczność wykonywania najbardziej żmudnych i powtarzalnych prac, dzięki czemu pracownicy mogą być zaangażowani w procesy tworzące wartość dodaną.

Zrobotyzowaną automatyzację procesów można wdrożyć w niemal każdym obszarze działalności finansowej. Jednak największy potencjał ma w obszarach, które wiążą się z wieloma czasochłonnymi, powtarzalnymi czynnościami, które ze swej natury są stosunkowo łatwe do opisania w formacie czytelnym dla komputera. Należy zauważyć, że nie wszystkie procesy można w pełni zautomatyzować, a z pewnością ich automatyzacja nie w każdym przypadku jest opłacalna lub pożądana. Dlatego właściwe zdefiniowanie wszystkich procesów i zidentyfikowanie tych, które najbardziej skorzystają na automatyzacji, powinno być pierwszym krokiem w kierunku robotyzacji procesów. Ze względu na postępujący trend cyfryzacji podatków, skutkujący coraz bardziej uporządkowanymi danymi i większą standaryzacją procesów podatkowych, obszar ten wydaje się idealnym kandydatem do wdrażania procesów z potencjałem automatyzacji. Dzięki szybkiemu rozwojowi technologii uczenia maszynowego i sztucznej inteligencji algorytmy mogą zastępować człowieka w wykonywaniu coraz bardziej złożonych procesów. Są również w stanie nauczyć się reagować na nieprzewidywalne zdarzenia. Odpowiednie wykorzystanie botów do sporządzania deklaracji podatkowych może zwiększyć kontrolę nad procesami podatkowymi firmy i zminimalizować ryzyko błędu ludzkiego, co w świecie raportowania podatkowego w czasie rzeczywistym może być kluczowe. Dzieje się tak dlatego, że stosowane przez organy podatkowe zautomatyzowane algorytmy będą identyfikować wszelkie nieprawidłowości i interpretacje w otrzymanych deklaracjach podatkowych.

Przyszłość zaczyna się już dziś

Wizja organów podatkowych wykorzystujących algorytmy do śledzenia transakcji w czasie rzeczywistym staje się coraz bardziej realna. Jak powinniśmy przygotować się na nadchodzące zmiany? Wśród najbardziej oczywistych działań jest zmiana podejścia do realizacji procesów biznesowych, zwłaszcza tych, które w niedalekiej przyszłości mogą zostać w pełni zautomatyzowane. Rozwiązania IT z pewnością zmienią metody pracy i obowiązki pracowników działów finansów, księgowości i podatków. Już teraz wiele procesów związanych z dokonywaniem rozliczeń czy analizą regulaminów wspieranych jest przez specjalistyczne oprogramowanie. Niektóre proste, powtarzalne zadania są wykonywane w całości przez algorytmy. W przyszłości komputery będą mogły również zastąpić człowieka w wykonywaniu bardziej złożonych zadań, takich jak analiza przepisów, wyciąganie wniosków na podstawie danych czy prognozowanie na podstawie analizy predykcyjnej.

Skontaktuj się z nami

 

Barbara Jędrzejek Partner Zarządzająca, CFO Biegła rewident, ACCA, SIX SIGMA BLACK BELT Tel.: +48 694 234 781 e-mail: barbara.jedrzejek@uhy-pl.com