Nowe technologie w zarządzaniu dokumentacją księgową

System zarządzania dokumentacją księgową w firmie wpływa istotnie na całą organizację wewnętrzną jednostki. Odpowiedni dobór sposobu zarządzania dokumentami pozwala na:

• sprawniejsze odtworzenie poszczególnych zdarzeń gospodarczych,
• szybsze sprawdzenie zgodności rejestracji zdarzeń z obowiązującymi przepisami,
• oraz bieżącą kontrolę skutków jakie wywołały na działalnością jednostki.

Wpływa to w znaczący sposób na organizację pracy całej firmy, co przekłada się na jej lepszy wynik finansowy.

Proces przepływu dowodów księgowych (obiegu dokumentów) polega na skompletowaniu wszystkich informacji niezbędnych do zaewidencjonowania operacji księgowych. Każda jednostka dąży do tego, aby proces ten był jak najszybszy, najkrótszy, najbardziej przejrzysty i całkowicie usprawniony. Dzięki udoskonaleniu procesu można zminimalizować koszty pracy i czasu. Aby to osiągnąć, należy mieć na uwadze terminowość przepływu dokumentów. Ponadto istotne jest, aby pamiętać o samokontroli w celu zminimalizowania pomyłek i systematyczności w utrzymaniu ciągłości obiegu dokumentów księgowych.

W czasach coraz większych możliwości technologicznych, tradycyjne sposoby obiegu i przechowywania dokumentacji w formie papierowej przechodzą do lamusa. Bardziej funkcjonalne są dzisiaj nowoczesne systemy DMS (z ang. Documents Management System – narzędzie do zarządzania obiegiem dokumentów, mające na celu usprawnienie relacjami z klientem oraz bieżącą kontrolę sytuacji firmy poprzez tworzenie analiz, raportów), które pozwalają na sprawny przepływ dokumentacji w formie cyfrowej. Wiele rozwiązań nie wymaga nawet instalowania specjalnego oprogramowania.  Oznacza to, że dostęp do dokumentów można mieć na dowolnym urządzeniu z poziomu każdej przeglądarki internetowej. Systemy DSM mają szerokie zastosowanie w przypadku przedsiębiorców korzystających z księgowości zewnętrznych biur księgowych.  Zewnętrzna księgowość w prosty i szybki sposób alokuje dokumenty na serwerze bez zbędnego czasu na ich fizyczne dostarczanie. Przedsiębiorcy korzystają z takich systemów DMS jak np.:

• Google Drive (Dysk Google),
• One Drive,
• Drop Box i inne.

Rozwiązania technologiczne wpierające procesy księgowe

Postępująca cyfryzacja wpływa na to, że nie tylko firmy wprowadzają coraz więcej usprawnień związanych z procesami księgowymi i finansowymi. Swoje zainteresowanie zgłaszają również podmioty administracji publicznej, w tym skarbowe. Od lipca 2018 roku wprowadzono obowiązek raportowania rozliczeń JPK co wymagało zaangażowania nowych technologii. Na skutek tego branża IT, wdrażająca rozwiązania wspierające księgowych, stała się jeszcze istotniejsza w całym procesie. W ostatnim czasie na rynku coraz większą popularnością cieszy się program SaldeoSmart, który zachęca do usprawnień w tej dziedzinie:

– Wychodząc naprzeciw potrzebom zgłaszanym nam przez przedsiębiorców, zwłaszcza z małych i średnich firm, stworzyliśmy pakiet pozwalający w kompleksowy sposób zadbać o dokumenty. Pozwala on przyspieszyć pracę związaną z ręcznym wprowadzaniem dokumentów, dzięki analizie zeskanowanych plików i pobieraniu z nich danych niezbędnych do księgowania. Tego typu rozwiązania sprawiają, że księgowi zyskują dodatkowy czas, który mogą poświęcić na zgłębianie nowelizacji przepisów oraz opracowywanie raportów dla zarządów i menadżerów w firmach, które pomagają w skutecznym zarządzaniu przedsiębiorstwem. Ilość polskich przepisów jest przytłaczająca, dlatego każda zyskana minuta ma znaczenie – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta SaldeoSMART.

Dostępne usprawnienia technologiczne w zarządzaniu dokumentami księgowymi dają dzisiaj wiele możliwości, o których do niedawna wiele przedsiębiorców nie miało pojęcia. Sprawny obieg i archiwizacja dokumentów, minimalizacja czasu a przede wszystkim zadowolenie samych użytkowników to na pewno jedne z nielicznych czynników, które przyczyniają się do tego, że coraz więcej przedsiębiorców wyraża swoje zainteresowanie wykorzystania nowych technologii w zarządzaniu swoją jednostką.

Skontaktuj się z nami

Aleksandra Jantos Samodzielna księgowa e-mail: aleksandra.jantos@uhy-pl.com