Ostatnie lata to dla biznesu olbrzymi sprawdzian i nie lada wyzwania. Zerwane łańcuchy dostaw, problemy z dostępnością towarów, rosnące ceny energii, trudności z planowaniem i realizacją dotychczasowych strategii to jedynie przykładowe zjawiska, z którymi muszą mierzyć się przedsiębiorcy. Niestety w niektórych sytuacjach może pojawić się konieczność zerwania dotychczasowych umów, zarówno tych długoterminowych, jak i przedwstępnych. Aktualna sytuacja wymusza bowiem na przedsiębiorcach rewizję dotychczasowych planów, co skutkować może koniecznością zapłaty kar umownych lub innych dodatkowych opłat. W tym momencie pojawia się pytania, czy takie obciążenie jest kosztem podatkowym?

Zapłata kary umownej nie jest dla podatków niczym nowym. Doradcy podatkowi, księgowi i dyrektorzy finansowi analizują to zdarzenie gospodarcze już od wielu lat. Niestety nadal nie jest to zagadnienie zero-jedynkowe i jakakolwiek decyzja w tym zakresie powinna zostać poprzedzona gruntowną analizą przyczyn zapłaty takiego świadczenia, kontekstu prawnego oraz okoliczności faktycznych.

Co mówią przepisy o kosztach podatkowych? 

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Powyższe oznacza, że podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poczynienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia). Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy.

W doktrynie i orzecznictwie sądów administracyjnych przyjmuje się na tle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, że wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli:

1. został poniesiony przez podatnika;
2. wydatek ma charakter definitywny;
3. został poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tj. między wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi istnieć związek przyczynowo – skutkowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ lub przynajmniej może mieć wpływ na powstanie, zwiększenie przychodu albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów – wydatek ten musi dać się ocenić jako niezbędny bądź przynajmniej pożyteczny w zakresie uzyskania przychodu;
4. wydatek ten, choćby pośrednio, ma związek z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
5. wydatek nie został enumeratywnie wymieniony w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).

Upraszczając powyższe wywody, tak jak w przypadku innych kosztów, kary umowne powinnym mieć związek z osiąganiem przychodów. Zaliczenie do kosztów podatkowych kary, która nie wykazuje takiego związku może zostać i zapewne zostanie zakwestionowane przez organy podatkowe. Dlatego też w tym kontekście niezwykle ważna jest kwestia ewentualnej odpowiedzialności podatnika. Organy podatkowe często bowiem twierdzą, że kosztem podatkowym może być jedynie kara będąca następstwem okoliczności, za które podatnik nie ponosi winy. Niestety organy podatkowe mogą podchodzić do tej kwestii wybiórczo i indywidualnie, ponieważ niestety katalog takich okoliczności nie jest wskazany wprost w przepisach.

... a co o niepodatkowych?

Należy pamiętać, że w przypadku niektórych kar i odszkodowań przepisy wyłączają je wprost z kosztów uzyskania przychodów. Chodzi tutaj o kary wymienione w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT i wynikające z:

1. wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług;
2. zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad;
3. zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Przepis ten stanowi zatem katalog zamknięty, co oznacza, iż w sytuacji, gdy kara umowna wynika z jednego z powyższych tytułów nie będzie ona mogła nigdy stanowić kosztów podatkowych i nie ma tutaj znaczenia przesłanka winy. Co istotne katalog ten dotyczy głównie zdarzeń gospodarczych spowodowanych wadliwością towarów lub robót i usług będących przedmiotem działalności gospodarczej. Wada jest w tym przypadku podstawową przyczyną eliminacji poniesionych wydatków z kosztów podatkowych. Ustawodawca wyłączył zatem z kosztów uzyskania przychodów te wydatki, nie chcąc „premiować” przypadków nienależytego wykonania zobowiązania.

W konsekwencji kary umowne i odszkodowania z innego tytułu, które nie zostały wymienione w zamkniętym katalogu, zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem istnienia związku przyczynowego pomiędzy karą lub odszkodowaniem a możliwością uzyskania przychodu.

Czy kara umowna jest kosztem podatkowym?

Odpowiedź na tak postawione pytanie niestety nie jest prosta i oczywista. Podejmując decyzję o zaliczeniu kary umownej do kosztów podatkowych należy pamiętać o tym, że powinna ona być zawsze wsparta rzetelną analizą, stosowną dokumentacją przyczyn poniesienia kary oraz argumentacją prawną i biznesową. Co więcej warto również zweryfikować jakie stanowisko prezentują aktualnie organy podatkowe oraz sądy administracyjne. A pojawiają się ostatnio ciekawe interpretacje dotyczące odszkodowań związanych z zerwaniem umów na dostawę gazu, prądu, czy też związanych rezygnacją z dodatkowej powierzchni magazynowej. Jak widać rosnące koszty i dosyć czarne scenariusze na 2023 rok wymuszają na przedsiębiorcach zrywanie umów i ograniczanie części swojego biznesu.

Jedynie sumienna weryfikacja zasadności ponoszenia kar umownych i innych dodatkowych płatności związanych z zerwaniem umów pozwoli na prawidłową klasyfikację tych płatności dla celów podatkowych. Powinna również ograniczyć ewentualne ryzyko podatkowe nie tylko dla przedsiębiorcy, ale i ewentualne karne-skarbowe dla osób odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe.

Żródło:

1. ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
2. https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/485329
3. https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/452042
4. https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/484460
5. https://www.podatki.gov.pl/cit/abc-cit/koszty-uzyskania-przychodow