W ostatnich latach Ministerstwo Finansów wdrożyło szereg nowoczesnych narzędzi analitycznych,  które dają możliwość bieżącej kontroli rozliczeń podatkowych. Do tej pory wprowadzono m.in. Jednolite Pliki Kontrolne (JPK), elektroniczne sprawozdania finansowe,  rozszerzone raportowanie w zakresie cen transferowych TPR-C, elektroniczną rejestrację podmiotów akcyzowych. Kolejnym istotnym krokiem w ramach procesu cyfryzacji rozliczeń z fiskusem jest wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Od 1 lutego 2021 r. udostępniono projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw wprowadzającej do polskiego systemu Krajowy System e-Faktur.

W czerwcu 2021 r. zakończył się proces analizy uwag zgłoszonych w ramach uzgodnień międzyresortowych oraz konsultacji publicznych do projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Publikację aktu prawnego w Dzienniku Ustaw planuje się na 1 października 2021 r. Jednocześnie Ministerstwo Finansów planuje przeprowadzenie wraz z przedsiębiorcami testów Krajowego Systemu e-Faktur. Testy KSeF mają trwać 3 miesiące od października do grudnia 2021 r. Celem planowanych testów jest m.in. zachęcenie jak największej liczby podatników do skorzystania z tego rozwiązania od 1 stycznia 2022 r.  Równocześnie Ministerstwo finansów zapowiada na swoich stronach, że od 2023 r. korzystanie z e-Faktur stanie się obowiązkowe.

E-Faktura

Obecnie w obrocie gospodarczym występują faktury papierowe i nieustrukturyzowane faktury elektroniczne. Natomiast według projektu ustawy możliwość wystawiania faktur elektronicznych zostanie ustrukturyzowana. Do faktur ustrukturyzowanych będą miały zastosowane takie same regulacje prawne co do faktur elektronicznych. Wyjątkiem będą przepisy wprowadzone na mocy ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług.

Wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przez podatników ma odbywać się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, czyli Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

W związku z tym, że nie będzie możliwości zgubienia lub zniszczenia faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF to do tych faktur nie będą miały zastosowania przepisy określające zasady wystawiania duplikatów faktur opisane w art. 106l ustawy o VAT.

Co będzie zawierał Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-faktur będzie według założeń systemem teleinformatycznym umożliwiającym wystawianie oraz otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych. Możliwe będzie również przechowywanie faktur, oznaczanie ich numerem identyfikującym przydzielonym przez ten system. Dopuszczalne będzie także weryfikowane zgodności z określonym i udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych wzorem faktury ustrukturyzowanej.

System będzie również umożliwiał analizowanie i kontrolowanie danych z e-faktur. Będzie on wysyłał powiadomienia dotyczące wystawienia, odrzucenia albo braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Dzięki wystawianiu ustrukturyzowanych faktur podatnicy otrzymają zwolnienie z obowiązku ich przechowywania i archiwizacji. W KSeF to administracja podatkowa zapewnia przechowywanie wystawionych za jego pośrednictwem faktur.

Kto będzie miał dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur?

Zgodnie z założeniami planowane rozwiązanie będzie oparte na modelu poświadczeń, czyli wymagana będzie autoryzacja danej osoby w systemie.  Oprócz podatnika faktury ustrukturyzowane będzie mógł wystawić lub będzie miał do nich dostęp podmiot uprawniony do dostępu do KSeF. Takim podmiotem uprawnionym do wystawienia faktur ustrukturyzowanych w imieniu podatnika lub do dostępu do takich faktur może być biuro rachunkowe lub inna konkretna osoba.

W jaki sposób będzie można wystawić e-fakturę?

Faktury będą mogły być przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika. Dokument będzie przesyłany do systemu poprzez API (zbiór reguł ściśle opisujących, w jaki sposób programy lub podprogramy komunikują się ze sobą). W tym celu konieczne będzie uwierzytelnienie podatnika w systemie. Po uwierzytelnieniu w systemie podatnik będzie miał możliwość  przeglądania wystawionych i otrzymanych faktur ustrukturyzowanych. Podatnik będzie mógł także przesłać w formacie xml lub przekonwertować do PDF dowolną fakturę, bądź paczkę faktur.

Po przesłaniu faktury (z fakturami korygującymi) do KSeF, zostanie nadany numer identyfikujący fakturę w systemie z oznaczeniem daty i czasu. Numer identyfikujący fakturę ma charakter systemowy i nie należy go utożsamiać ze stanowiącym element faktury numerem, zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. Dzień przydzielenia e-fakturze numeru identyfikującego będzie jednocześnie dniem wystawienia i otrzymanie faktury ustrukturyzowanej.

Fakturę ustrukturyzowaną będzie można korygować zarówno w drodze faktury korygującej według zasad dotychczas obowiązujących (w tym przypadku korekta podstawy opodatkowania i podatku należnego będzie odbywać się zgodnie z zasadami określonymi w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT), jak i faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej, czyli wystawionej za pośrednictwem KSeF.

Podatnik będzie przygotowywał faktury ustrukturyzowane w lokalnych lub chmurowych systemach finansowo-księgowych według wzoru udostępnionego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Dla mikroprzedsiębiorców w tym celu ulegnie modyfikacji aplikacja webowa e-Mikrofirma. Każdy podatnik poprzez indywidualne konto w systemie e-faktur będzie miał możliwość wystawienia faktury z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.

Korzyści dla użytkowników Krajowego Systemu e-Faktur

Zmniejszenie podatku należnego

W momencie wystawienia faktury korygującej pojawi się możliwość zmniejszenia podatku należnego w związku z korektą. Zgodnie z proponowanym rozwiązaniem podmiot korygujący fakturę sprzedażową na minus nie będzie miał już obowiązku spełnienia dodatkowego warunku posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie i spełnienie uzgodnionych warunków obniżenia podstawy opodatkowania.

Krótszy termin zwrotu podatku VAT

Kolejną korzystną możliwością będzie według projektu dla podatników, którzy wystawiają wyłącznie faktury ustrukturyzowane będzie skrócony termin zwrotu podatku VAT. Skrócony termin zwrotu podatku wynosić będzie 40 dni a możliwość jego stosowania będzie ograniczona spełnieniem określonych warunków.

Dla uzyskania zwrotu w terminie 40 dni konieczne będzie spełnienie wszystkich następujących warunków:

• podatnik wystawia tylko i wyłącznie faktury ustrukturyzowane z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur w okresie rozliczeniowym, w odniesieniu do którego ubiega się o zwrot VAT;
• przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który została wykazana różnica podatku do zwrotu, podatnik był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny oraz składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje VAT;
• w okresie 12 miesięcy poprzedzających okres wykazania różnicy podatku do zwrotu podatnik posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej wpisany na „białą listę”;
• kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w analizowanym okresie nie przekracza 3000 zł.

Zaznaczyć należy, że do wskazanego wyżej skróconego terminu do zwrotu podatku VAT stosuje się również ogólne zasady dotyczące zwrotu VAT. Zasady te powodują, że organ podatkowy może wydłużyć termin na ogólnych zasadach.

Czy wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur wpłynie na wzrost poziomu faktur sporządzanych w formie ustrukturyzowanej?

Od 2018 roku GUS prowadzi statystyki dotyczące procentowej relacji faktur elektronicznych wysyłanych do kontrahentów nadających się do automatycznego przetwarzania i tych nienadających się do automatycznego przetwarzania.

Na podstawie przytoczonych danych statystycznych można zauważyć, że w zależności od branży udział przedsiębiorstw wystawiających faktury elektroniczne nadające się do automatycznego przetwarzania kształtuje się na poziomie od 11 do 20%.

Wdrożenie Krajowego Systemu e-faktur wiąże się także z automatyzacją procesu fakturowania i odczytu danych z dokumentów. Ponadto, ułatwi to rozliczenia między firmami, a także księgowanie faktur. Zautomatyzowanie procesów księgowych to krok w dobrą stronę. Dzięki ustrukturyzowanym e-fakturom służby finansowo-księgowe zaoszczędzą czas oraz ograniczą błędy w przenoszeniu danych z faktur do programów księgowych.

Planuje się również, że podatnicy posługujący się ustrukturyzowanymi e-fakturami w obrocie gospodarczym, otrzymają zwolnienie z obowiązku ich przechowywania i archiwizacji.

W najbliższych latach wystawianie e-faktur ma być obowiązkowe. Z pewnością, wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur  może wpłynąć na wzrost poziomu faktur sporządzanych w formie ustrukturyzowanej.

 

Skontaktuj się z nami

	Barbara Jędrzejek Biegły Rewident, Członek ACCA Partner mob.:   + 48 694 234 781 e-mail:  barbara.jedrzejek@uhy-pl.com