Kasy online – kto i od kiedy może ich używać?

Od dnia 1 maja 2019 r. istnieje możliwość stosowania nowego rodzaju kas fiskalnych, tzw. kas online. Mogą z niej skorzystać podatnicy obowiązani do używania kas rejestrujących na potrzeby prowadzenia ewidencji sprzedaży, na podstawie znowelizowanej ustawy o podatku od towarów i usług oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 r. poz. 816). Wprowadzenie do systemu prawnego przedmiotowych regulacji było podyktowane zamiarem stopniowego odchodzenia od tradycyjnych kas rejestrujących i zastąpienia ich kasami w formie elektronicznej.

Harmonogram przechodzenia na kasy online

Ze względu na znaczną liczbę podatników używających tradycyjnych kas rejestrujących, proces zastępowania tych urządzeń kasami online został przez ustawodawcę zaplanowany etapowo. Niestety wybuch pandemii koronawirusa sprawił, że poszczególne etapy musiały zostać przesunięte w czasie. W tym momencie, w oparciu o rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 10 czerwca 2020 r. w sprawie przedłużenia terminów prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii (Dz.U. z 2020 r. poz. 1059), przewidziane przez ustawodawcę terminy na wywiązanie się z obowiązku wymiany tradycyjnej kasy rejestrującej na kasę online (dotyczy podatników już prowadzących działalność gospodarczą) lub instalacji kasy online (dotyczy podatników dopiero rozpoczynających działalność gospodarczą), różne dla poszczególnych branż biznesowych, przedstawiają się następująco:

1. Do dnia 31 grudnia 2020 r. (pierwotnie był to dzień 30 czerwca 2020 r., termin został przesunięty ze względu na COVID-19):

• podmioty świadczące stale lub sezonowo usługi związane z wyżywieniem – stacjonarne placówki gastronomiczne oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,
• podmioty zajmujące się sprzedażą  węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

2. Do dnia 30 czerwca 2021 r. (pierwotnie był to dzień 31 grudnia 2020 r., termin został przesunięty ze względu na COVID-19):

• podmioty świadczące usługi fryzjerskie,
• podmioty świadczące usługi kosmetyczne i kosmetologiczne,
• podmioty świadczące usługi budowlane,
• lekarze i lekarze dentyści świadczący usługi w zakresie opieki medycznej,
• podmioty świadczące usługi prawnicze,
• podmioty zajmujące się prowadzeniem działalności obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu.

Jeśli chodzi o:

• podmioty świadczące usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
• podmioty sprzedające benzynę silnikową, olej napędowy, gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych,

mają one obowiązek prowadzić ewidencję sprzedaży przy użyciu kas online już od dnia 1 stycznia 2020 r.

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą w branżach innych niż wyżej wymienione będą mogli używać tradycyjnych kas rejestrujących do czasu ich wyeksploatowania lub do czasu, gdy konieczna stanie się wymiana pamięci fiskalnej (dotyczy kas rejestrujących z papierowym zapisem kopii).

Zakup tradycyjnej kasy rejestrującej – czy jest jeszcze możliwy?

Aby usprawnić wymianę tradycyjnych kas rejestrujących na kasy online, ustawodawca określił także terminy, po których upływie zakup takich kas nie będzie już możliwy. Są to:

• dzień 31 sierpnia 2019 r. – dla kas z papierowym zapisem kopii,
• dzień 31 grudnia 2022 r. – dla kas z elektronicznym zapisem kopii.

Oczywiście powyższe terminy pozostają bez wpływu na możliwość używania przez podatnika tradycyjnej kasy rejestrującej, zakupionej przez niego we wcześniejszym okresie – przy założeniu, że podatnik nie prowadzi działalności w żadnej z wyżej wymienionych branż biznesowych, dla których zostały ustalone terminy wymiany tradycyjnej kasy rejestrującej na kasę online.

Nabycie kasy online i możliwość skorzystania z ulgi na zakup

Wymiana tradycyjnej kasy rejestrującej na kasę online czy – w przypadku podatników dopiero rozpoczynających działalność gospodarczą – nabycie od razu kasy online oznacza konieczność zainwestowania w nowy sprzęt. Warto przy tym zauważyć, że podatnicy mogą kasę online nie tylko zakupić. Mogą oni bowiem także używać kasy online na podstawie pisemnej umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, pod warunkiem spełnienia dodatkowych wymagań określonych prawem.

Jeśli podatnik zdecyduje się na zakup kasy online, może on z tego tytułu skorzystać z ulgi. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatnicy, u których:

• powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy w obowiązujących terminach rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas online,
• nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas online oraz dotychczas nie używali kas rejestrujących lub kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii do prowadzenia ewidencji sprzedaży,

mają prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł, a w przypadku, gdy kwota ta jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, mają prawo do zwrotu ich różnicy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe, pod warunkiem, że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji.

Fiskalizacja kasy online

Po nabyciu kasy online podatnik musi ją poprawnie zainstalować. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy online podatnik, przy pomocy serwisanta, dokonuje jej fiskalizacji, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą online a Centralnym Repozytorium Kas (więcej na temat tego systemu w dalszej części artykułu). W przypadku, gdy kasa online zawiera pamięć fiskalną oznaczoną numerem unikatowym oraz pamięć chronioną niezawierającą danych, fiskalizacji można dokonać wyłącznie w trybie serwisowym. Podczas automatycznej fiskalizacji kasa online otrzymuje numer ewidencyjny, który jest zapisywany w jej pamięci chronionej. Potwierdzeniem zakończenia fiskalizacji jest wystawienie raportu fiskalnego fiskalizacji. W pamięci chronionej kasy online zostaje wówczas zapisany harmonogram przesyłania danych.

W celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania kasy online, podatnik musi zadbać o stały dostęp do internetu, gdyż tylko w taki sposób następuje połączenie kasy online z Centralnym Repozytorium Kas. Rodzaj połączenia jest w zasadzie dowolny (Wi-Fi, LAN, GSM); ważne, by łączność była ciągła i niczym niezakłócona. Ewentualne przerwy w dostępie do internetu są zapisywane w pamięci chronionej kasy online i w momencie, gdy łączność zostaje przywrócona, informacja o liczbie nieudanych połączeń jest przesyłana z kasy online do Centralnego Repozytorium Kas.

Do kogo trafią dane zarejestrowane przy użyciu kas online?

W zamyśle ustawodawcy, główną korzyścią wynikającą z zastąpienia tradycyjnych kas rejestrujących kasami elektronicznymi ma być sukcesywne uszczelnianie systemu podatkowego w Polsce. Informacje o sprzedaży rejestrowanej na kasach online mają bowiem w sposób bezpośredni i automatyczny, tj. bez udziału podatnika, trafiać do Centralnego Repozytorium Kas. Jest to system teleinformatyczny prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, który służy do gromadzenia, analizowania i kontrolowania danych z kas fiskalnych, jak również do przesyłania poleceń dotyczących pracy tych kas.

Co istotne i z czego każdy powinien sobie zdawać sprawę, to, że dane zgromadzone w Centralnym Repozytorium Kas mogą być udostępniane przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej Ministrowi Finansów, Dyrektorom Izb Administracji Skarbowej, Naczelnikom Urzędów Skarbowych oraz Naczelnikom Urzędów Celno-Skarbowych – w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków ustawowych.

Zatem, biorąc pod uwagę, że wśród danych, które są przesyłane z kasy online do Centralnego Repozytorium Kas znajdują się w szczególności: NIP podatnika i jego dane adresowe, podstawa opodatkowania, kwota podatku VAT, stawka podatku VAT, rodzaj towaru / usługi, data i czas sprzedaży, docelowo, tj. po zakończeniu procedury wymiany tradycyjnych kas rejestrujących na kasy online, organy skarbowe będą miały zdecydowanie lepszy wgląd w działalność gospodarczą przez podatników niż to miało miejsce dotychczas, tj. gdy ewidencja sprzedaży była prowadzona przy wykorzystaniu wyłącznie tradycyjnych kas rejestrujących.

Z drugiej strony jednak, mimo ewentualnych obaw niektórych podatników o nadmierną – w ich ocenie – ingerencję organów skarbowych w prowadzoną przez tych podatników działalność gospodarczą, w praktyce może się okazać, że dzięki takiemu elektronicznego przesyłowi danych na temat transakcji sprzedaży, które zostaną zarejestrowane przy użyciu kas online, w przyszłości zostanie ograniczona liczba kontroli podatkowych, wszczynanych i przeprowadzanych obecnie przez organy skarbowe w siedzibie lub w miejscu prowadzenia działalności podatnika. Czas pokaże, czy to rozwiązanie przyniesie dla wszystkich zainteresowanych zamierzone korzyści.

Podstawa prawna:
1. ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j.: Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm.)
2. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 r. poz. 816)
3. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 10 czerwca 2020 r. w sprawie przedłużenia terminów prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii (Dz.U. z 2020 r. poz. 1059)

Skontaktuj się z nami

 

	Barbara Jędrzejek Biegły Rewident, Członek ACCA Partner mob.:   + 48 694 234 781 e-mail:  barbara.jedrzejek@uhy-pl.com	Katarzyna Sala Prawnik, LL.M. Partner   mob.:   + 48 515 262 480 e-mail:  katarzyna.sala@uhy-pl.com