Projekt ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacjach kryzysowych oraz niektórych innych ustaw („Projekt”) w dniu 26 marca 2020 roku wpłynął do Sejmu. Alert publikujemy w dniu, w którym Projekt będzie miał pierwsze czytanie w Sejmie. O wszelkich zmianach, będziemy informować.

Projekt przewiduje istotne zmiany w organizacji i funkcjonowaniu organów spółek kapitałowych. Choć przyczyną ich wprowadzenia było dążenie do zapewnienia ciągłości zarządzania i nadzoru spółką w czasie pandemii SARS-CoV-2, to przepisy Projektu nowelizujące Kodeks spółek handlowych („k.s.h.”), istotnie zmienią funkcjonowanie organów spółek kapitałowych, także po zakończeniu pandemii.

Po pierwsze – posiedzenia zarządu i rady nadzorczej przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość

Członkowie zarządu spółki z o. o. lub spółki akcyjnej będą mogli uczestniczyć w posiedzeniu zarządu i podejmować uchwały przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Nie będzie konieczna zmiana umowy spółki z o. o./statutu spółki akcyjnej. Posiedzenia zarządu przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość będą mogły odbywać się zdalnie od dnia wejścia w życie Projektu.

Jeśli wspólnicy/ akcjonariusze będą chcieli wyłączyć możliwość posiedzeń zarządu lub rady nadzorczej przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość, konieczne będzie wyraźne postanowienie w umowie spółki/statucie.

Co zmiana będzie oznaczała dla członków zarządu/rady nadzorczej?

• Członkowie zarządu/rady nadzorczej będą mogli odbyć posiedzenie w każdym czasie, bez jednoczesnej fizycznej obecności wszystkich członków organu;
• Możliwość odbywania posiedzeń on-line, za pomocą czatu, telekonferencji, wideokonferencji.

Jakie działania podjąć, jeśli Projekt zostanie uchwalony?

• Opracować, albo uaktualnić regulamin zarządu/rady nadzorczej o postanowienia dotyczące sposobu zwoływania posiedzeń, ich odbywania za pomocą środków porozumiewania się na odległość, identyfikowania członków zarządu/rady nadzorczej biorących udział w posiedzeniu, sposób oddania głosu przez członka zarządu/rady nadzorczej;
• Wybrać odpowiednie (bezpieczne) narzędzie techniczne do odbywania posiedzeń za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość.

Po drugie – podejmowanie uchwał przez zarząd/radę nadzorczą w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków porozumienia się na odległość

Projekt przewiduje podejmowanie uchwał przez zarząd/radę nadzorczą w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość. Będzie to zasada – jeśli taki tryb podejmowania uchwał nie będzie dopuszczalny w danej spółce, konieczne będzie zawarcie odpowiedniego postanowienia w umowie spółki/statucie.

Zarząd/rada nadzorcza będzie mogła podjąć każdą uchwałę w powyższym trybie. Obecnie obowiązujące przepisy k.s.h. wyłączają z katalogu uchwał podejmowanych przez radę nadzorczą w trybie pisemnym lub przy użyciu środków porozumiewania się na odległość uchwały w sprawie: (a) wyboru przewodniczącego rady nadzorczej, (b) wyboru wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, (c) powołania członka zarządu, (d) odwołania członka zarządu, (e) zawieszenia członka zarządu. Projekt natomiast takiego ograniczenia nie zawiera.

Co zmiana będzie oznaczała dla członków zarządu/rady nadzorczej?

• Odformalizowanie sposobu podejmowania uchwał;
• Możliwość podejmowania uchwał w trybie pisemnym lub za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość w każdej sprawie (w spółce akcyjnej – też w sprawie powołania/odwołania/zawieszenia członka zarządu);
• Możliwość zastosowania tzw. trybu obiegowego przy podejmowaniu uchwał, polegającego na tym, że poszczególni członkowie podpisują się pod treścią uchwały;
• Możliwość podejmowania uchwał za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość (czat, wideokonferencja).

Jakie działania podjąć, jeśli Projekt zostanie uchwalony?

• Dokonać zmiany umowy spółki/statutu w celu m.in. doprecyzowania sposobu głosowania pisemnego lub za pomocą środków porozumiewania się na odległość, wyznaczenia osoby, która inicjuje taki tryb głosowania, terminu na podjęcie uchwały w powyższym trybie, zasad protokołowania uchwał;
• Opracować lub uaktualnić regulamin zarządu/rady nadzorczej;
• W przypadku rady nadzorczej gromadzić dowody powiadomienia wszystkich członków rady nadzorczej o treści podejmowanej uchwały;
• Wybrać odpowiednie (bezpieczne) narzędzie techniczne do podejmowania uchwał za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość.

Po trzecie – oddanie głosu za pośrednictwem innego członka zarządu/rady nadzorczej

Możliwie będzie (o ile umowa spółki/statut nie będą zawierały odmiennych postanowień) oddanie głosu za pośrednictwem innego członka zarządu/rady nadzorczej.

W razie braku możliwości stawienia się na posiedzenie zarządu/rady nadzorczej, możliwe będzie upoważnienie innego członka organu do oddania głosu, przy czym głos członka rady nadzorczej, dającego takie upoważnienie innemu członkowi organu, musi być oddany na piśmie (np. poprzez wcześniejsze podpisanie projektu uchwały).

W przypadku zarządu – członek zarządu będzie mógł upoważnić wyłącznie innego członka zarządu (nie zaś członka rady nadzorczej lub osobę trzecią). Analogicznie w przypadku rady nadzorczej, upoważnienie może zostać udzielone wyłącznie innemu członkowi tego organu.

Zarząd/rada nadzorcza będzie mógł/mogła podjąć każdą uchwałę w powyższym trybie. Obecnie obowiązujące przepisy k.s.h. wyłączają z katalogu uchwał podejmowanych przez radę nadzorczą w trybie pisemnym lub przy użyciu środków porozumiewania się na odległość uchwały w sprawie: (a) wyboru przewodniczącego rady nadzorczej, (b) wyboru wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, (c) powołania członka zarządu, (d) odwołania członka zarządu, (e) zawieszenia członka zarządu.  Projekt natomiast takiego ograniczenia nie zawiera.

Co zmiana będzie oznaczała dla członków zarządu/rady nadzorczej?

• Odformalizowanie sposobu podejmowania uchwał;
• Możliwość podejmowania uchwał za pośrednictwem innego członka organu w każdej sprawie (w spółce akcyjnej – też w sprawie powołania/odwołania/zawieszenia członka zarządu);
• Konieczność udzielania upoważnień dla innych członków zarządu/rady nadzorczej;
• Konieczność uprzedniego wyrażenia woli (na piśmie) głosowania w określony sposób (podpis pod projektem uchwały).

Jakie działania podjąć, jeśli Projekt zostanie uchwalony?

• Dokonać zmiany umowy spółki/statutu w celu m.in. zasad protokołowania uchwał;
• Opracować lub uaktualnić regulamin zarządu/rady nadzorczej;
• W przypadku rady nadzorczej gromadzić dowody powiadomienia wszystkich członków rady nadzorczej o treści podejmowanej uchwały.

Po czwarte – ZW/WZA przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (E-ZW, E-WZA)

Zgodnie z Projektem, wspólnicy spółki z o. o. będą mogli wziąć udział w zgromadzeniu wspólników („ZW”), także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki będzie zawierała odmienne postanowienia.

Analogiczne rozwiązanie zostało przewidziane dla akcjonariuszy spółek akcyjnych w odniesieniu do wszystkich walnych zgromadzeń („WZA”).

Udział w e-ZW / e-WZA oznacza:

• Możliwość komunikowania się w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w ZW/WZA;
• Możliwość wypowiadania się na ZW/WZA w toku obrad;
• Wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed, lub w trakcie ZW/WZA.

Co zmiany będą oznaczały dla wspólników spółek z o. o./akcjonariuszy spółek akcyjnych?

• Odformalizowanie sposobu podejmowania uchwał przez ZW/WZA;
• Możliwość odbycia ZW/WZA bez fizycznej obecności wspólników w jednym czasie, w jednym miejscu;
• Możliwość udziału z ZW/WZA, wypowiadania się, wykonywania prawa głosu za pośrednictwem czatu, telekonferencji, wideokonferencji;
• Konieczność transmisji WZA w spółce publicznej w czasie rzeczywistym;
• Możliwość odbycia e-ZW, e-WZA w każdej sprawie;
• Możliwość zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2019 rok w trybie zdalnym;
• Dyskusyjne będzie, czy w tym trybie mogą odbywać się ZW bez formalnego zwołania (Projekt odnosi się wprost stanowi, że o udziale wspólników w ZW przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej postanawia zwołujący ZW, odnosi się również do zawiadomienia o ZW);
• Konieczność zapewnienia odpowiedniej (bezpiecznej) infrastruktury technicznej, umożliwiającej odbycie ZW/WZA;
• Potencjalne problemy związane z zakłóceniami komunikacji elektronicznej (konieczność zarządzania przerw technicznych, albo przerw w obradach ZW/WZA);
• Konieczność zapewnienia odpowiedniej identyfikacji wspólników/akcjonariuszy (potwierdzanie tożsamości, dodatkowe hasła, inne środki zabezpieczające).

Jakie działania podjąć, jeśli Projekt zostanie uchwalony?

• Uchwalić regulamin ZW/WZA określający szczegółowe zasady udziału w ZW/WZA przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej;
• Zwołać ZW w sposób formalny (listy polecone, przesyłki kurierskie, ewentualnie adres-email, co najmniej na 2 tygodnie przed planowanym terminem e-ZW);
• Należycie protokołować ZW/WZA, z uwzględnieniem okoliczności, że odbywa się ono przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej;
• Zapewnić odpowiednią infrastrukturę techniczną w celu odbycia ZW/WZA.

Skontaktuj się z nami

Adam Trawiński Doradca podatkowy Associate Partner mob.:   + 48 602 580 553 e-mail:   adam.trawinski@uhy-pl.com	dr Karolina Tobolska-Grela Radca Prawny Associate Partner mob.:   + 506 200 896 e-mail:  karolina.tobolska@uhy-pl.com