Obecnie praca zdalna stała się codziennością dla wielu pracowników i ich pracodawców. Początkowo miało to być rozwiązanie tymczasowe, z którym wiązały się pewne obawy.  Do tej pory home office był dostępny głównie dla doświadczonych pracowników wielkich firm i nie był rozwiązaniem stosowanym na szeroką skalę.

Home office jako nowa rzeczywistość

Główny problem, z jakim musieli zmierzyć się dzisiejsi pracodawcy, to przede wszystkim skuteczna reorganizacja modelu pracy, a więc zapewnienie odpowiedniego zaplecza technologicznego i logistycznego. Obawy budziła także jakość wykonywanej pracy – czy podwładny pracujący poza firmą będzie mógł osiągać tak dobre wyniki, jak za czasów sprzed pandemii.

Aktualnie trwają prace nad uregulowaniem statusu pracy zdalnej w Kodeksie pracy. Pewne jest więc już to, że model home office zostanie z nami na zawsze. Z obecnej perspektywy wynika więc, że obawy dotyczące pracy zdalnej były bezzasadne, a pracownicy skierowani na home office radzą sobie bardzo dobrze. Według rankingu CBOS – dane z maja 2020 – 49% badanych przeszło na pracę zdalną. Co oczywiste – była to wówczas i nadal jest, najogólniej mówiąc, domena pracowników biurowych. Przytoczone badanie niewątpliwie należałoby zaktualizować – dzisiaj z dużą dozą prawdopodobieństwa wzrosła liczba pracowników skierowanych do telepracy. Warto wspomnieć, że wówczas pracę zdalną deklarowały głównie osoby w przedziale wiekowym 55-65 +, a więc takie, które znajdowały się w tzw. grupie ryzyka w związku z pandemią Covid 19.

Koszty wynikające z pracy zdalnej

Kwestią, która nie została prawnie dookreślona do dzisiaj, jest zwrot kosztów za energię elektryczną i Internet. Obecnie ewentualne rozliczenie kosztów z tytułu użycia mediów na potrzeby świadczenia telepracy wynika z porozumienia stron, a więc dobrej woli pracodawcy i akceptacji jego warunków przez podwładnego.

Należy dodać, że Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do tego, aby pokrył koszty związane z instalacją, serwisem oraz eksploatacją i konserwacją sprzętu przekazanego pracownikowi. Skoro nieodzownym elementem eksploatowania służbowego sprzętu jest pobór energii elektrycznej, to w powyższej sytuacji można przyjąć założenie, że pracownik powinien liczyć na zwrot lub ewentualne dofinansowanie kosztów poniesionych w warunkach pracy zdalnej.

Z inicjatywy związkowców pojawił się pomysł, aby pracodawcy opłacali comiesięczny ryczałt za dodatkowe media, takie jak woda i ogrzewanie. Według bieżących wyliczeń wysokość takiego zwrotu wynosiłaby około 180 złotych. Propozycja nie spotkała się jednak z aprobatą pracodawców. Postulowali oni, aby dofinansowanie obejmowało jedynie realne wydatki, które pracownik ponosi wykonując pracę w formie zdalnej. Do chwili obecnej spór nie doczekał się satysfakcjonującego rozwiązania.

Niedawno Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii rozpoczęło prace nad projektem ustawy, której założeniem ma być ekwiwalent pieniężny obowiązkowo wypłacany pracownikom zdalnym.

Plusy i minusy pracy zdalnej dla pracownika

Aby w pełni zrozumieć korzyści i wady płynące z telepracy, należy przeanalizować punkt widzenia obu bezpośrednio zainteresowanych stron, a więc uwzględnić opinię pracodawcy, jak i pracownika.

Dla pracownika główną zaletą home office jest przede wszystkim elastyczny czas pracy. Oczywiście pracownika nadal obowiązują wyznaczone terminy, ale wspomniana swoboda pozwala mu ocenić szacunkowy czas, jaki potrzebuje, aby w pełni wykonać powierzone obowiązki. Dodatkowym atutem może okazać się brak presji determinowanej przez obecność przełożonego. To pracownik sam sobie ustala sobie reguły pracy. Musi jednak pamiętać o zachowaniu konkretnych zasad i ram czasowych.

Innym bardzo ważnym aspektem, o którym należy pamiętać jest oszczędność czasu i pieniędzy związanych z dojazdem. Czas, który pracownik przeznaczyłby na podróż, może finalnie okazać się bonusem w postaci zwiększonego czasu, który może przeznaczyć na życie rodzinne i towarzyskie. Można więc powiedzieć, że praca zdalna pozytywnie odbija się na życiu prywatnym i w pewnym sensie spełnia HR-owską ideę work-life balance.

Za istotny minus pracy zdalnej należy uznać fakt, iż większość pracowników pracuje również poza godzinami pracy. Winę za ten stan rzeczy ponosić mogą różnego rodzaju rozpraszacze w postaci obecności pozostałych członków rodziny lub brak motywacji do pracy. W końcu poprzez pracę zdalną dochodzi do swoistego rodzaju fuzji między życiem prywatnym a zawodowym.

Plusy i minusy pracy zdalnej dla pracodawcy

Z punktu widzenia pracodawcy home office może stać się okazją do pozyskania pracowników z różnych regionów kraju. Oczywiście dotyczy to branż, w których efekty pracy nie mają charakteru mierzalnego lub materialnego. Innymi słowy tam, gdzie pozyskanie pracownika nie wymaga jego obecności w zakładzie pracy. Nowi pracownicy, w tym nierzadko eksperci, pozyskani tą drogą mogą odświeżyć struktury firmy i dać jej szansę na dalszy rozwój. Również osoby poszukujące pracy będą chętniej zgłaszać swoją kandydaturę. Mówi się także o zwiększonej produktywności pracowników zdalnych. Pojawia się więc szansa na osiągnięcie lepszych wyników w branży.

Niestety, pracodawcy borykają się z brakiem zaufania do pracowników. Nie mają pewności, co do staranności i zaangażowania ze strony podwładnych. Istnieje ryzyko, że w czasie pracy pracownik będzie pochłonięty innymi czynnościami. Pojawia się więc kwestia ewentualnej kontroli skierowanych do pracy zdalnej.

Jak kontrolować?

Wspomniany brak zaufania do pracowników rodzi potrzebę monitorowania ich pracy. Pojawia się jednak pytanie, jak tego dokonać w sposób skuteczny oraz nie wymagający zbyt dużych nakładów finansowych. Istotnym jest także, aby to finalnie pracownik nie stracił zaufania do swojego szefostwa, a sama kontrola przebiegała w sposób nie budzący wątpliwości. Ważne jest także to, aby pracownik miał świadomość tego, że jest poddawany kontroli.

Na przełomie lutego i marca w mediach pojawiła się informacja, że hiszpańscy pracodawcy wynajmują prywatnych detektywów, których zadaniem jest śledzenie pracowników przebywających na home office. Wyniki ich pracy pokazały, że zdecydowana większość   faktycznie w czasie godzin pracy zajmowała się załatwianiem prywatnych spraw. Jednak czy takie przedsięwzięcia nie noszą znamion inwigilacji? Hiszpański przypadek odzwierciedla nadmierną ciekawość oraz frustracje płynące z braku kontroli nad podwładnymi. Pojawia się także pytanie o etyczny charakter takich działań. Na gruncie polskim artykuł 67¹⁴ § 3 przedstawia, że kontrola pracownika nie może naruszać prywatności podwładnego oraz jego rodziny. Wynajęcie detektywa śledzącego każdy ruch telepracownika z całą stanowczością łamie powyższy przepis.

Jednak jak już zostało wcześniej powiedziane – praca zdalna umożliwia pracownikowi dostosowanie czasu pracy do własnych potrzeb. Oznacza to więc, że aktualne sprawy wcale nie musiały zostać zrzucone na dalszy plan. Pracownik wykona je w dogodniejszym dla siebie terminie bez ryzyka, że rezultat jego pracy pojawi się z opóźnieniem. Jednakże ustne zapewnienia o terminowym dokończeniu prac nie uspokoją wszystkich pracodawców.

Ewidencja czynności – listy obecności, raporty

Tarcza 4.0 wprowadziła zapis dotyczący ewidencji wykonywanych przez pracownika zadań. Nie narzuca ona jednak jej formy. Pracodawca nie musi sam prowadzić takiej ewidencji. Może polecić pracownikom, aby to oni odnotowywali swoją aktywność na home office. Sposób, w jaki będą to robić jest dowolny.

W dobie wszechobecnej digitalizacji i cyfrowego przechowywania danych najprostszym sposobem może okazać się prowadzenie listy obecności wraz z planem pracy na każdy dzień lub następny tydzień. Oczywiście, powyższa ewidencja miałaby charakter online, a pracownicy w zamieszczonym pliku dostarczaliby informacji o aktualnie realizowanych działaniach. Ważnym jest, aby taki plik był edytowalny oraz by umożliwiał identyfikację poszczególnych osób posiadających dostęp do cyfrowych list, a także, by dostęp do niej posiadały jedynie osoby upoważnione – telepracownicy, przełożeni.

Inną możliwością może być po prostu indywidualna komunikacja z pracodawcą. Wówczas pracownik sam raportowałby przebieg swojej telepracy.  Istotnym jest, aby pisemny raport ewidencjonujący wykonane czynności zawierał takie informacje jak:

• charakter wykonywanych prac – jej przebieg, opis, wskazanie dla kogo jest ona wykonywana;
• czas, w jakim pracownik ją wykonał.

Ewidencja czasu pracy – komunikatory, platformy, programy do monitorowania

Inną skuteczną metodą mogą okazać się telekonferencje lub specjalne komunikatory i platformy umożliwiające kontakt w czasie rzeczywistym. Pozwoli to na bieżące omówienie palących spraw lub problemów wymagających natychmiastowego rozwiązania. Powyższe koncepcje mogą pełnić rolę dowodu dla pracodawcy powątpiewającego w szczerość swoich podwładnych. Będzie on posiadał wgląd w aktualnie podejmowane przez pracownika akcje i działania. Będzie także wiedział, z czego aktualnie powinien rozliczyć pracownika; które z podjętych przez niego zadań zostały zrealizowane. Ponadto pracodawca będzie miał możliwość upewnienia się, że pracownik znajduje się w domu, gdyż według powyższych założeń  miałby wówczas możliwość spotkania się z nim online.

Innymi metodami proponowanymi przez ekspertów są specjalistyczne programy do monitorowania służbowych komputerów. Ważne, aby wykorzystane w tym celu środki nie naruszały prawa do prywatności pracowników. Większość z nich przekazuje informacje dotyczące stron internetowych, które odwiedzał pracownik oraz czasu spędzonego na danej stronie. W ten sposób pozwalają one na ocenę efektywności pracownika i sposobu, w jaki przykłada się do powierzonych obowiązków. Niektóre z programów rejestrują także ilość ruchów wykonanych przy pomocy komputerowej myszki.

Przytoczone propozycje angażują pracownika. Umożliwiają mu zaplanowanie swojej pracy oraz wykluczają ryzyko ewentualnych opóźnień. Dają więc gwarancję, że wszelkie bieżące sprawy zostaną wykonane na czas.

Z kolei dla pracodawcy są dowodem, że podwładny zajmuje się narzuconymi obowiązkami. Może mieć także wgląd w przebieg jego pracy.

Ewidencja czasu pracy – dodatkowe korzyści

W przeciwieństwie do ewidencji wykonywanych czynności, ewidencja czasu pracy powinna być obowiązkowo prowadzona przez pracodawcę i pracownika. Bez względu na rodzaj wykonywanej pracy (praca w formie stacjonarnej, telepraca, model hybrydowy) strony zobowiązane są prowadzić wykaz przepracowanych godzin. Również w tym przypadku nie ma narzuconego sposobu rozliczania pracownika.

Prowadzenie wideokonferencji, pisemne raportowanie przebiegu pracy czy wykorzystanie komputerowych programów również pełnią formę kontrolowania czasu, jaki pracownik przeznacza na swoje obowiązki. Umożliwiają one sprawiedliwe rozliczenie pracowników. Analogicznie jak dla formy stacjonarnej, pracodawca może mieć wgląd, o której godzinie pracownik rozpoczął  pracę i kiedy ją zakończył. Może również uzyskać informację o przepracowanych nadgodzinach, urlopach lub innych nieobecnościach swojego pracownika.

Aby weryfikacja czasu pracy miała jak najbardziej miarodajny efekt, zaleca się stosowanie programów komputerowych lub aplikacji mobilnych kontrolujących czas pracy. Większość z nich jest darmowa, a przejrzysty i prosty interfejs umożliwi sprawne pozyskiwanie danych.

Taka forma weryfikacji czasu pracy z pewnością ułatwi  także wyeliminowanie rozpraszaczy czy tak zwanych złodziei czasu. Nie oznacza to więc jedynie egzekwowania od pracownika ciągłej i bezustannej pracy przed monitorem ekranowym. Dzięki takim rozwiązaniom pracodawca ma możliwość  prognozowania czasu, jaki pracownik potrzebuje na wykonanie powierzonej pracy. Wówczas przełożony może się dowiedzieć, którzy pracownicy są najbardziej efektywni, a którzy wymagają pracy nad właściwym zarządzaniem własnym czasem.

Usprawnienie pracy zdalnej

Trudno nie zgodzić się ze stwierdzeniem, że praca zdalna wprowadziła nową jakość życia zawodowego i prywatnego. Z jednej strony daje ona nowe możliwości pracownikom i pracodawcom, usprawnia dotychczasowy model pracy, znany wszystkim przed pandemią SARS – COV-2 . Niestety pomimo wielu korzyści płynących z pracy na home office, zdarzają się wciąż sytuacje pełne wątpliwości. Jedną z nich  jest brak zaufania do pracownika. Z pomocą przychodzą rozwiązania technologiczne usprawniające pracę zdalną. Ich właściwe wykorzystanie może przynieść efekty analogiczne do tych, jakie daje praca w trybie stacjonarnym.

Niewątpliwie ogromnym plusem przytoczonych propozycji jest brak bezpośredniej kontroli przełożonego tj. brak presji,  kolokwialnie określanej jako „patrzenie przez ramię”. Pracownik czuje większą swobodę przy jednoczesnym zaangażowaniu w pracę, którą musi wykonać w konkretnym terminie. Efektywna praca umożliwia mu przeznaczenie większej ilości czasu swoim bliskim. Pracodawca nie musi się obawiać o ewentualne oszustwo ze strony pracownika. Jednocześnie wspomniane metody ewidencji czynności oraz czasu pracy nie angażują go tak jak w przypadku modelu stacjonarnego. Nie musi on fizycznie stać nad pracownikiem, jednocześnie otrzymuje on pełny raport dotyczący pracy jego podwładnych. I tak jak w przypadku pracy na miejscu, tak i w warunkach telepracy pracodawca może  podjąć działania korygujące, usprawniające pracę jego pracowników. Co więcej, można także mówić o obopólnym zaufaniu, jakim obdarzają się obydwie strony.

Pracownicy mają świadomość, że są kontrolowani i ze swojej strony starają się zrobić wszystko, aby rezultat ich pracy był zadowalający. Z drugiej strony przełożony wie o poczynaniach swoich podwładnych. Wie, że zajmują się bieżącymi sprawami zawodowymi.

Co istotne, poinformowanie pracowników o prowadzonej ewidencji wyklucza możliwość oskarżeń o ewentualną inwigilację. Ważne, aby pracownicy mieli świadomość tego, że nie jest to działanie skierowane przeciwko nim, a jedynie szansa  na uprawnienie pracy i poprawę ich efektywności.

Podstawa prawna:

1. 67¹¹ 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j.:Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)
2. 67¹⁴ § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j.:Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)
3. 67¹⁴ § 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j.:Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)
4. 149 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j.:Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)

Skontaktuj się z nami

Agata Klimek Młodszy specjalista ds. kadr i płac e-mail: agata.klimek@uhy-pl.com