Od prawie półtora roku obowiązują nowe zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. W dniu 1 stycznia 2019 r. weszła bowiem w życie ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r., poz. 357), na podstawie której jest obecnie możliwe:

1. prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (dokumentacja pracownicza),
2. skrócenie dla wybranych grup pracowniczych okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 lat do, co do zasady, 10 lat (chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania tej dokumentacji).

Prawo wyboru postaci dokumentacji pracowniczej

Dotychczas pracodawca był obowiązany prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w formie papierowej; dokumenty w formie elektronicznej, w szczególności w formie skanów pełniły tylko funkcję pomocniczą. Oznaczało to dla pracodawcy konieczność ponoszenia znacznych kosztów, związanych przede wszystkim z zakupem drukarek, tonerów i papieru, z zapewnieniem odpowiednich szaf do przechowywania dokumentacji pracowniczej w lokalu biurowym czy z wynajmem osobnych pomieszczeń, w których przechowywana była archiwalna dokumentacja pracownicza.

Obecnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, dokumentacja pracownicza może być prowadzona w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej, pracodawca zaś ma prawo zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje tę dokumentację. Możliwe są zatem następujące warianty:

1. zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną albo
2. zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową.

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Nie wystarczy zatem samo zeskanowanie dokumentów w postaci papierowej; konieczne jest opatrzenie tych skanów podpisem elektronicznym.

Z kolei zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Ze względu na postępującą digitalizację wielu sfer naszego życia, w tym także sfery biznesowej, możemy przewidywać, że w przyszłości w większości przypadków pracodawcy będą stosować wariant a). Oczywiście nie można też całkiem wykluczyć występowania wariantu b). Będziemy mieć z nim do czynienia w sytuacji, gdy pracodawca prowadzący już dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej będzie jednak chciał z jakichś powodów zmienić ją / powrócić do wcześniejszej postaci papierowej.

Warto zaznaczyć, że pracodawca, który zdecyduje się na zmianę postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, jest obowiązany:

– w odniesieniu do obecnych pracowników – poinformować ich w sposób zwyczajowo przyjęty u tego pracodawcy o tej decyzji oraz o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji.

– w odniesieniu do byłych pracowników – zawiadomić go w postaci papierowej lub elektronicznej o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.

W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika, prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przysługuje członkom rodziny tego pracownika, określonym przepisami prawa.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej

W każdym przypadku, a więc niezależnie od postaci, w jakiej jest prowadzona dokumentacja pracownicza, przepisy prawa wymagają, by była ona przechowywana w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. O ile w przypadku dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej jest to stosunkowo łatwe z uwagi na wypracowane na przestrzeni lat i z powodzeniem stosowane przez pracodawców zasady przechowywania dokumentacji tradycyjnej zawierającej dane wrażliwe, podlegające szczególnej ochronie, o tyle w przypadku dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej może to stanowić dla wielu pracodawców nie lada wyzwanie.

Co więcej, obowiązujące od dnia 1 stycznia 2019 r. rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r., poz. 2369) szczegółowo określa zawartość dokumentacji pracowniczej, którą należy prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika. Dokumentacja pracownicza, zarówno w postaci papierowej, jak i w postaci elektronicznej, obejmuje więc:

a. akta osobowe pracownika, które składają się z czterech części i obejmują:

– w części A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (proces rekrutacyjny),

– w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (przebieg zatrudnienia),

– w części C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy (zakończenie zatrudnienia),

– w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

b. dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, która obejmuje:

– dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,

– dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,

– kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,

– kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Biorąc pod uwagę, iż nie każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników jest w stanie samodzielnie opracować i wdrożyć system elektroniczny umożliwiający prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej zgodnie z przepisami prawa, firmy informatyczne zapewniające kompleksowe wsparcie w biznesie już od jakiegoś czasu oferują w tym zakresie specjalistyczne oprogramowania. Przykładowo, system Enova365, stosowany przez UHY ECA do kompleksowej obsługi Klientów, spełnia wszelkie określone prawem wymagania do tego, by przy jego pomocy możliwe było prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Niewątpliwą korzyścią dla pracodawcy wynikającą z zakupu takiego oprogramowania jest to, że w zasadzie otrzymuje on produkt gotowy do użytkowania. Co więcej, jego obsługa nie jest wcale skomplikowana.

Jednak zmiana postaci dokumentacji pracowniczej nie odbywa się automatycznie – konieczność przeniesienia dokumentów w postaci papierowej do postaci elektronicznej (tj. skanowanie każdego dokumentu, opatrywanie go podpisem elektronicznym, zapisywanie w odpowiednim miejscu, itp.) może być więc zajęciem żmudnym i czasochłonnym, zwłaszcza dla dużych podmiotów gospodarczych, zatrudniających setki pracowników. Niemniej, z uwagi na to, że w obecnych czasach praktycznie każda firma korzysta ze sprzętu informatycznego i specjalistycznych programów, w tym także służących do przechowywania dokumentów w tzw. chmurze, należy sądzić, że pracodawcy będą mimo wszystko dążyć do zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną.

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej – kiedy jest możliwe?

Dotychczas pracodawca był obowiązany przechowywać akta osobowe wszystkich pracowników przez 50 lat. Nowelizacja przepisów prawa pracy umożliwiła znaczące skrócenie tego okresu, przy czym należy pamiętać, że z możliwości tej pracodawca może skorzystać tylko pod pewnymi warunkami i tylko w odniesieniu do określonych grup pracowniczych.

Zgodnie z nowymi zasadami, okres przechowywania akt osobowych wynosi:

– 10 lat – dla pracowników zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019 r.,

– 10 lat – dla pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w okresie między dniem 1 stycznia 1999 r. a dniem 31 grudnia 2018 r., pod warunkiem, że pracodawca wywiąże się z ciążących na nim względem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych obowiązków informacyjnych poprzez złożenie stosownych formularzy (ZUS OSW – oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz ZUS RIA – raport informacyjny). W przeciwnym wypadku, okres przechowywania akt osobowych tej grupy pracowniczej będzie nadal wynosić 50 lat,

– 50 lat – dla pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 1999 r.

Warto w tym miejscu podkreślić, że nowelizacja przepisów prawa pracy dotyczy nie tylko długości okresu przechowania akt osobowych, ale także sposobu jego liczenia. Dotychczasowy, 50-letni okres był bowiem liczony od ustania stosunku pracy, natomiast 10-letni okres jest liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (w przypadku pracowników zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019 r.) albo od końca roku kalendarzowego, w którym pracodawca złożył do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych formularze ZUS OSW i ZUS RIA (w przypadku pracowników zatrudnionych w okresie między dniem 1 stycznia 1999 r. a dniem 31 grudnia 2018 r.).

Zatem, przykładowo, jeśli dwóch pracowników zatrudnionych po dniu 1 stycznia 2019 r. zakończy stosunek pracy w różnych miesiącach tego samego roku kalendarzowego, np. dniu 30 kwietnia 2020 r. i w dniu 31 grudnia 2020 r., 10-letni okres przechowywania ich akt osobowych upłynie w tym samym momencie, tj. w dniu 31 grudnia 2030 r. Takie rozwiązanie niewątpliwie jest dla pracodawcy korzystne – dzięki niemu łatwiej będzie pracodawcy zaplanować procedurę niszczenia akt osobowych oraz zastosować ją jednorazowo do tych wszystkich akt osobowych, co do których obowiązek ich przechowywania już się zgodnie z przepisami prawa zakończył.

Podstawa prawna:

1. ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j.: Dz. U. z 2019 r., poz. 1040 z późn. zm.)
2. ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r., poz. 357),
3. rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r., poz. 2369)

Skontaktuj się z nami

 

	Barbara Jędrzejek Biegły Rewident, Członek ACCA Partner mob.:   + 48 694 234 781 e-mail:  barbara.jedrzejek@uhy-pl.com	Katarzyna Sala Prawnik, LL.M. Partner   mob.:   + 48 515 262 480 e-mail:  katarzyna.sala@uhy-pl.com