Zbliża się termin sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych (Local File) za 2025 rok. Dla podatników, których rok podatkowy pokrywa się z kalendarzowym, obowiązek ten należy zrealizować do 2 listopada 2026 r.
Które podmioty są zobowiązane do przygotowania dokumentacji i na jakie kwestie należy zwrócić szczególną uwagę?
Najważniejsze wnioski
Lokalna dokumentacja cen transferowych (Local File) to dokument, którego celem jest wykazanie, że warunki transakcji zawieranych pomiędzy podmiotami powiązanymi odpowiadają warunkom, jakie ustaliłyby między sobą podmioty niepowiązane (zasada rynkowości).
Obowiązek sporządzenia dokumentacji wynika bezpośrednio z przepisów ustaw o podatkach dochodowych (CIT i PIT) i dotyczy określonych transakcji kontrolowanych, których wartość przekracza ustawowe progi.
Prawidłowo przygotowany Local File zawiera m.in. opis transakcji kontrolowanej, informacje o uczestniczących w niej podmiotach, szczegółową analizę funkcji, aktywów i ryzyk, dane finansowe oraz samą analizę cen transferowych.
Obowiązek sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych powstaje co do zasady w przypadku transakcji kontrolowanych o charakterze jednorodnym, których wartość w roku podatkowym przekracza:
Warto pamiętać, że progi ustala się dla transakcji kontrolowanych o charakterze jednorodnym, a nie odrębnie dla każdej faktury czy każdego kontrahenta. Przy określaniu obowiązku dokumentacyjnego niezwykle istotne znaczenie ma więc właściwa identyfikacja i grupowanie transakcji.
Odrębne, niższe progi obowiązują w przypadku określonych transakcji związanych z podmiotami z jurysdykcji stosujących szkodliwą konkurencję podatkową (tzw. raje podatkowe). Przepisy przewidują także zwolnienia z obowiązku sporządzenia dokumentacji, m.in. dla wybranych transakcji krajowych po spełnieniu ustawowych warunków.
Z tego względu rzetelna ocena obowiązków powinna uwzględniać nie tylko wartość transakcji, ale również ich precyzyjny charakter, powiązania stron oraz możliwość zastosowania bezpiecznych zwolnień ustawowych.
Zgodnie z przepisami, lokalną dokumentację cen transferowych za dany rok należy sporządzić do końca dziesiątego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego.
Dla podatników, których rok podatkowy zakończył się 31 grudnia 2025 r., termin ten przypada zasadniczo na 31 października 2026 r. Ze względu na to, że dzień ten przypada w sobotę, prawny termin sporządzenia dokumentacji cen transferowych za 2025 ulega przesunięciu na 2 listopada 2026 r.
Co istotne, sam obowiązek przygotowania i posiadania Local File nie jest równoznaczny z obowiązkiem automatycznego wysyłania pełnej dokumentacji do urzędu skarbowego.
Dokumentację należy jednak archiwizować i przedłożyć na każde żądanie uprawnionego organu podatkowego – co do zasady w terminie zaledwie 14 dni od doręczenia żądania.
Sporządzenie Local File wymaga nie tylko zebrania suchych informacji o transakcjach z podmiotami powiązanymi, lecz przede wszystkim właściwego uzasadnienia przyjętych warunków rozliczeń w świetle obowiązującego prawa.
Szczególnej uwagi i wiedzy eksperckiej wymagają analizy porównawcze i analizy zgodności, które służą miarodajnej ocenie rynkowego charakteru stosowanych cen transferowych.
Istotna jest także spójność dokumentacji z rzeczywistym przebiegiem transakcji, zadeklarowanymi danymi finansowymi i informacjami prezentowanymi w sprawozdawczości podatkowej. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować dotkliwymi konsekwencjami wynikającymi z przepisów podatkowych i karno-skarbowych.
Dowiedz się co sprawdzić przed upływem terminu sporządzenia dokumentacji cen transferowych za 2025 rok!
Sporządzenie dokumentacji lokalnej to dopiero jeden z obowiązków firm współpracujących z podmiotami powiązanymi. Kolejnym, nieodłącznym krokiem jest przekazanie informacji o cenach transferowych (formularz TPR-C lub TPR-P).
Dla podatników ze standardowym rokiem kalendarzowym (do 31 grudnia 2025 r.), ostateczny termin złożenia informacji TPR upływa 30 listopada 2026 r.
Dane wykazywane w zgłoszeniu TPR muszą być perfekcyjnie spójne z informacjami zaprezentowanymi w dokumentacji Local File. Błędy w jednym dokumencie mogą łatwo sprowokować kontrolę skarbową.
Prawidłowe określenie obowiązków dokumentacyjnych i przygotowanie Local File wymaga znajomości przepisów, właściwej identyfikacji transakcji oraz przeprowadzenia odpowiednich analiz.
Eksperci UHY Poland wspierają przedsiębiorców w obszarze cen transferowych, w szczególności w:
Chcesz sprawdzić, czy Twoja firma ma obowiązek sporządzić dokumentację za 2025 rok? Skontaktuj się z zespołem doradców UHY Poland i zadbaj o pełne, terminowe wypełnienie przepisów prawnych.
Szybki kontakt z nami
Masz pytanie lub potrzebujesz więcej informacji?
Zadzwoń do nas, napisz wiadomość e-mail lub wypełnij formularz – skontaktujemy się z Tobą najszybciej jak to możliwe.
Katarzyna Broda
key account manager tax
Lokalna dokumentacja cen transferowych (tzw. Local File) to sformalizowany dokument mający na celu udowodnienie, że wszelkie transakcje kontrolowane, zachodzące pomiędzy podmiotami powiązanymi, odbywają się na rynkowych warunkach, jakich oczekiwałyby podmioty ze sobą niepowiązane.
Firmy, których rok podatkowy był tożsamy z rokiem kalendarzowym 2025, muszą sporządzić Local File najpóźniej do dziesiątego miesiąca po jego zakończeniu. W tym przypadku, z uwagi na weekend, termin ten został przesunięty i ostatecznie upływa 2 listopada 2026 r.
Dokumentację sporządza się, gdy wartość jednorodnych transakcji kontrolowanych przekracza roczne progi: 10 mln zł dla transakcji towarowych i finansowych, oraz 2 mln zł dla transakcji usługowych i pozostałych.
Chcesz być na bieżąco z UHY Poland?
Zapisz się do naszego newslettera i otrzymuj aktualizację ze świata audytu, księgowości i podatków, a także zaproszenia na organizowane przez nas webinaria i konferencje.
Aktualności
Bądź na bieżąco z nowościami UHY Poland: naszymi konferencjami i webinariami, aktualizacjami oferty czy nowelizacjami prawa. W sekcji aktualności znajdziesz najnowsze informacje i analizy związane z podatkami, finansami, audytem i raportowaniem ESG.
Publikujemy eksperckie komentarze, zmiany w przepisach oraz praktyczne wskazówki, które wspierają przedsiębiorców w podejmowaniu świadomych decyzji.
