Przypominamy, że zbliża się termin sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych (Local File) za 2025 rok. Dla podatników, których rok podatkowy pokrywa się z kalendarzowym, obowiązek ten należy zrealizować do 2 listopada 2026 r.
Co należy sprawdzić przed upływem terminu sporządzenia dokumentacji?
Najważniejsze wnioski
Wielkimi krokami zbliża się termin sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych (Local File) za 2025 rok. Dla podatników, których rok podatkowy pokrywa się z kalendarzowym, obowiązek ten należy zrealizować ostatecznie do 2 listopada 2026 r.
Zastanawiasz się, co sprawdzić przed upływem terminu sporządzenia Local File? Warto odpowiednio wcześnie upewnić się, że dokumentacja obejmuje wszystkie wymagane prawem transakcje, zawiera w pełni aktualne analizy i jest bezwzględnie zgodna z rzeczywistymi rozliczeniami przedsiębiorstwa. Poniżej przedstawiamy ekspercką checklistę.
Pierwszym krokiem powinna być rzetelna weryfikacja wszystkich transakcji realizowanych w 2025 roku z podmiotami powiązanymi.
W praktyce gospodarczej istotne jest nie tylko ustalenie sumarycznej wartości poszczególnych transakcji, ale przede wszystkim ich prawidłowe przyporządkowanie do odpowiednich kategorii i ocena ich jednorodnego charakteru.
Warto pamiętać, że obowiązek dokumentacyjny może powstać również w sytuacji, gdy transakcje realizowane z pojedynczymi podmiotami powiązanymi pozornie nie przekraczają ustawowych progów, ale łączna wartość transakcji o charakterze jednorodnym przekracza już właściwy limit.
Nie każda transakcja zawarta pomiędzy podmiotami powiązanymi wymaga od razu sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych.
Aktualne przepisy przewidują w tym zakresie określone zwolnienia, w tym m.in. te dotyczące wybranych transakcji zachodzących wyłącznie pomiędzy podmiotami krajowymi.
Zastosowanie takiego zwolnienia wymaga jednak rygorystycznego spełnienia warunków przewidzianych w przepisach. Dlatego przed ostatecznym uznaniem, że dokumentacja w Twojej firmie nie jest wymagana, warto dogłębnie zweryfikować wszystkie przesłanki oraz możliwość wystąpienia zupełnie innych obowiązków sprawozdawczych.
Jednym z kluczowych elementów wchodzących w skład dokumentacji Local File jest rzetelna analiza cen transferowych, pozwalająca jednoznacznie ocenić, czy przyjęte przez strony warunki transakcji odpowiadają aktualnym warunkom rynkowym.
W zależności od występujących okoliczności biznesowych, może ona przyjmować formę zaawansowanej analizy porównawczej lub analizy zgodności.
Co sprawdzić przed upływem terminu sporządzenia dokumentacji cen transferowych? Należy bezwzględnie upewnić się, że wykorzystywana analiza jest aktualna, trafnie uwzględnia obowiązujące warunki rynkowe i precyzyjnie odpowiada najnowszym wymaganiom ustawowym.
Należy mieć na uwadze, że co do zasady analizy cen transferowych podlegają aktualizacji nie rzadziej niż raz na trzy lata, chyba że drastyczna zmiana otoczenia ekonomicznego wpływa na wynik analizy – w takiej sytuacji niezbędna jest wcześniejsza aktualizacja.
Prawidłowa dokumentacja cen transferowych musi zawsze odzwierciedlać rzeczywisty przebieg wszystkich transakcji kontrolowanych.
Przed jej ostatecznym zarchiwizowaniem warto zweryfikować w szczególności następujące obszary:
Wszelkie zauważalne rozbieżności pomiędzy dokumentacją, twardymi danymi księgowymi oraz informacją TPR mogą skutkować koniecznością składania dodatkowych wyjaśnień w przypadku weryfikacji rozliczeń przez organy skarbowe.
Sporządzenie samej dokumentacji Local File nie kończy niestety wszystkich obowiązków związanych z problematyką cen transferowych.
Dla podatników ze standardowym rokiem obrotowym kończącym się 31 grudnia 2025 r., ostateczny termin złożenia informacji o cenach transferowych (TPR-C lub TPR-P) mija 30 listopada 2026 r.
Przekazywana informacja zawiera bardzo szczegółowe dane dotyczące zrealizowanych transakcji kontrolowanych, w tym m.in. ich dokładne wartości, zastosowane modele weryfikacji oraz finalne wyniki analiz cen transferowych. Wymagane jest również dołączenie oświadczenia potwierdzającego fakt sporządzenia dokumentacji oraz zachowania rynkowego charakteru cen.
Warto zatem precyzyjnie zadbać o właściwe ułożenie danych już na etapie zamykania prac nad Local File, aby zminimalizować ryzyko błędów i pośpiechu przy wysyłce TPR.
Lokalna dokumentacja cen transferowych musi zostać sporządzona, co do zasady, w formacie elektronicznym i ściśle w przewidzianym ustawowo terminie.
Co istotne, nie jest ona automatycznie przesyłana do urzędu skarbowego zaraz po jej przygotowaniu. Jednakże, podatnik ma bezwzględny obowiązek zapewnić możliwość jej niezwłocznego przedłożenia na każde żądanie uprawnionego organu kontrolnego.
Dlatego samo zgromadzenie odpowiednich dokumentów to nie wszystko – należy upewnić się, że zestawienie stanowi logiczną, kompletną i spójną całość chroniącą interesy firmy.
Prawidłowa dokumentacja cen transferowych wymaga połączenia wiedzy podatkowej, danych finansowych i informacji o rzeczywistym przebiegu transakcji.
Weryfikacja jej kompletności przed upływem terminu pozwala odpowiednio wcześnie zidentyfikować ewentualne braki i ograniczyć ryzyko nieprawidłowości.
Zespół Cen Transferowych UHY Poland wspiera przedsiębiorców zarówno w przygotowywaniu lokalnej dokumentacji cen transferowych, jak i w jej aktualizacji, weryfikacji analiz porównawczych oraz realizacji obowiązków związanych z raportowaniem TPR.
Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu lub weryfikacji Local File za 2025 rok? Skontaktuj się z ekspertami UHY Poland.
Szybki kontakt z nami
Masz pytanie lub potrzebujesz więcej informacji?
Zadzwoń do nas, napisz wiadomość e-mail lub wypełnij formularz – skontaktujemy się z Tobą najszybciej jak to możliwe.
Katarzyna Broda
key account manager tax
Przede wszystkim należy zweryfikować prawidłowość przypisania i ujęcia transakcji kontrolowanych, sprawdzić możliwości skorzystania ze zwolnień z obowiązku dokumentacyjnego, zrewidować aktualność zrobionych analiz cen transferowych (czy nie mają więcej niż 3 lata) oraz upewnić się, że dokumentacja zgadza się 1:1 z danymi raportowanymi w formularzu TPR.
Nie, lokalna dokumentacja cen transferowych (Local File) nie jest automatycznie i obligatoryjnie przekazywana do organów podatkowych. Podatnik musi jednak sporządzić ją w terminie, przechowywać w formie elektronicznej i przedłożyć w ciągu 14 dni na żądanie uprawnionego organu.
Dla podatników rozliczających się zgodnie z tradycyjnym rokiem kalendarzowym, ostateczny termin sporządzenia dokumentacji Local File za 2025 rok mija 2 listopada 2026 r.
Chcesz być na bieżąco z UHY Poland?
Zapisz się do naszego newslettera i otrzymuj aktualizację ze świata audytu, księgowości i podatków, a także zaproszenia na organizowane przez nas webinaria i konferencje.
Aktualności
Bądź na bieżąco z nowościami UHY Poland: naszymi konferencjami i webinariami, aktualizacjami oferty czy nowelizacjami prawa. W sekcji aktualności znajdziesz najnowsze informacje i analizy związane z podatkami, finansami, audytem i raportowaniem ESG.
Publikujemy eksperckie komentarze, zmiany w przepisach oraz praktyczne wskazówki, które wspierają przedsiębiorców w podejmowaniu świadomych decyzji.
