Numer KSeF w płatnościach za faktury - nowe obowiązki od 1 stycznia 2027 r.

Od 1 stycznia 2027 r. zaczną obowiązywać nowe zasady oznaczania płatności za faktury. Czynny podatnik VAT, który płaci innemu czynnemu podatnikowi VAT za fakturę objętą przepisami, będzie zobowiązany podać numer identyfikujący ją w KSeF albo identyfikator zbiorczy nadany przez system.

Najważniejsze zasady

1. Numer KSeF jest identyfikatorem nadawanym fakturze przez system. Jest odrębny od numeru nadanego przez sprzedawcę, np. „FV/15/2027”. Samo wskazanie numeru własnego faktury nie wystarczy do spełnienia nowego obowiązku. Numer KSeF można pobrać z systemu lub odczytać z wizualizacji faktury zawierającej ten identyfikator.
2. W przypadku opłacania kilku faktur jednym przelewem można wykorzystać identyfikator zbiorczy wygenerowany w KSeF. To unikalny, 35-znakowy numer, który grupuje od 2 do 10 000 ustrukturyzowanych faktur wystawionych przez tego samego sprzedawcę. Pozwala on powiązać płatność z określonym zbiorem faktur od tego samego dostawcy.
3. Nowe zasady obejmą również mechanizm podzielonej płatności. Zgodnie ze zmienionym art. 108a ust. 3 pkt 3 ustawy o VAT numer KSeF będzie wskazywany w komunikacie przelewu MPP. W przypadku płatności zbiorczej za faktury ustrukturyzowane możliwe będzie zastosowanie identyfikatora zbiorczego.
4. Obowiązek obejmie również podmiot trzeci dokonujący płatności za faktury wystawione na nabywcę. Dlatego przekazując obsługę płatności innemu podmiotowi, należy zapewnić mu dostęp do wymaganych identyfikatorów.
5. Szczególne rozwiązanie przewidziano dla polecenia zapłaty. Zgodnie z art. 108g ust. 2 ustawy o VAT obowiązek podania numeru KSeF lub identyfikatora zbiorczego spoczywa w takim przypadku na wystawcy faktury.

Zaliczki i faktury proforma

Nie każda płatność na rzecz dostawcy będzie wymagała numeru KSeF. Ministerstwo Finansów potwierdza, że obowiązek nie wystąpi przy wpłacie zaliczki przed wystawieniem faktury zaliczkowej. Dotyczy to również płatności na podstawie proformy, ponieważ proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Jeżeli jednak faktura zaliczkowa została już wystawiona i nadano jej numer KSeF, zapłata za tę fakturę podlega ogólnym zasadom wynikającym z art. 108g.

Należy więc rozróżnić wpłatę zaliczki przed wystawieniem faktury od zapłaty za już wystawioną fakturę zaliczkową, której nadano numer KSeF.

Weryfikacja statusu sprzedawcy

Status VAT sprzedawcy ma znaczenie. Dla obowiązku określonego w art. 108g istotny jest status sprzedawcy na dzień dokonywania płatności. Zgodnie z ust. 3 tego przepisu należy go ustalać na podstawie wykazu podatników VAT, czyli tzw. białej listy.

W praktyce oznacza to, że procedura przygotowania przelewów powinna uwzględniać aktualną weryfikację kontrahenta. Sam status ustalony przy wprowadzaniu faktury do ksiąg może być niewystarczający, jeżeli płatność następuje później. Jeżeli pomiędzy otrzymaniem faktury a terminem zapłaty upłynie dłuższy czas, status podatkowy dostawcy może ulec zmianie.