Dlaczego odpowiednie planowanie zakupów jest tak istotne? Dobrze przeanalizowane zakupy, uwzględniające najbardziej korzystne warianty niosą ze sobą wiele korzyści dla przedsiębiorstwa.

Rynek globalny cechuje się ciągłymi zmianami w związku z czym popyt staje się niepewny. Dostawcy są rozproszeni po całym świecie wynika to z wielu czynników między innymi globalizacji, której następstwem jest liberalizacja handlu międzynarodowego. Dzięki niej pojawia się dużo więcej możliwości, mamy niemalże nieograniczony dostęp do nowych rynków, produktów, zasobów i usług. Istnieje jednak jeszcze druga strona medalu, mimo iż rozproszenie sieci dostaw na różnych kontynentach może przynieść nam sporo oszczędności, to z drugiej strony, niesie ze sobą trudne zadanie logistyczne i strategiczne.

W wyniku wspomnianej ewolucji globalnego rynku, funkcja zamówień przeszła z roli operacyjnej do bardziej strategicznej. Strategiczne podejście ma głównie na celu obniżenie kosztów i wprowadzenie optymalnego zarządzania towarami i dostawami. To właśnie w zamówieniach istnieje duży potencjał zyskania nowych oszczędności, poprzez sprawdzenie, jaki jest ich faktyczny popyt i lista najtańszych dostawców. W planowaniu strategicznym kluczową rolę odgrywa analiza danych. W tym przypadku przy ogromnych zbiorach danych wynikających z rozproszenia sieci dostaw oraz licznych spółek firmy, manualne przeprocesowanie danych staje się bardzo trudne, czasochłonne, nie sposób uniknąć pomyłek, a co za tym idzie, staje się nieefektywne.

Niezwykle istotne jest radzenie sobie z coraz bardziej złożoną strukturą łańcucha dostaw, a żeby nie było zbyt łatwo w tym wszystkim kluczowy jest czas i szybka reakcja. Liczba dostawców jest bardzo duża w związku z tym decydenci nie mogą opierać się już tylko na intuicji w trakcie podejmowania strategicznych decyzji. Muszą mieć odpowiednie profesjonalne narzędzia Business Intelligence, które upraszczają procesy i struktury danych, aby ułatwić planowanie zamówień zarówno użytkownikom, jak i kierownictwu. Systemy BI  pozwalają na gromadzenie dużych zbiorów danych w jednym zintegrowanym miejscu, jest to bardzo znaczące wsparcie dla procesu zakupowego, gdyż przy pomocy narzędzi do raportowania, analizowania i prognozowania, zwiększa się nasza szansa na podjęcie trafnych decyzji opartych o dane.

Przedsiębiorstwa zaczęły dostrzegać potencjał oszczędności w zamówieniach w wyniku tego zauważalne jest coraz większe zapotrzebowanie na Dyrektorów ds. Zamówień (CPO), czyli osób które między innymi będą wstanie obsługiwać wspomniane narzędzia BI. W związku z tym muszą oni zmierzyć się w swojej pracy z wieloma wyzwaniami, między innymi z bardzo szybko zmieniająca się technologią i krótszym cyklem życia produktów. CPO muszą aktualnie pełnić wiele ról, nie tylko menedżera, który planuje i monitoruje oraz egzekwuje wyniki, niezbędne w wielu obszarach stają się umiejętności analityczne. Dyrektorzy ds. Zamówień muszą być analitykami, którzy dobrze rozumieją i potrafią wyciągać adekwatne wnioski z raportów i analiz.

Jedną z najbardziej istotnych korzyści odpowiedniego zaplanowania zakupów jest obniżenie ich kosztów. Jak już zostało wspomniane, proces ten nie należy do łatwych ze względu na duże zbiory danych, natomiast zintegrowany system Business Intelligence pozwoli nam na wygenerowanie oszczędności, które będziemy mogli wykorzystać na kolejne inwestycje, pamiętajmy jednak by nie odbiło się to na jakości naszych produktów. Przez nadmierne oszczędności możemy uzyskać efekt odwrotny, którym będzie słabsza jakość produktu, a za tym idący spadek sprzedaży

Sprawny system to nie tylko zwiększona efektywność, ale również większa wygoda pracy i zarządzania. Wspomniany we wcześniejszym artykule system Jedox doskonale radzi sobie przy przyśpieszaniu i usprawnianiu planowanych zamówień dlatego w wielu dużych firmach stał się niezbędnym narzędziem pracy.