W związku ze zmianą przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako „RODO”), które jest stosowane od dnia 25 maja 2018 r.

Administratorem Państwa danych osobowych jest UHY ECA Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Połczyńska 31A, 01-377 Warszawa oraz pozostałe spółki należące do sieci UHY ECA w Polsce, czyli: UHY ECA Audyt Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Sp. k., UHY ECA Audyt Sp. z o.o., UHY ECA Outsourcing Sp. z o.o., UHY ECA Szkolenia Sp. z o.o., UHY ECA Tax&Law Steidten Sp. k., UHY ECA Advisory Sp. z o.o. (dalej jako „Administrator” lub „UHY ECA”).

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora w szczególności:

1. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) i lit. c) RODO w celu:

a. podjęcia przed zawarciem umowy działań na żądanie osoby, której dane dotyczą lub wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą (dane niezbędne do zawarcia umowy są wskazane na formularzu umowy),

b. wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,

2. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez UHY ECA, czyli na potrzeby:

a. marketingu produktów lub usług własnych UHY ECA, w tym spersonalizowanych na podstawie profilu Klienta,

b. organizowania i przeprowadzania akcji marketingowych,

c. dochodzenia lub zabezpieczenia roszczeń,

3. na podstawie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. w oparciu o odrębną zgodę w celu:

a. przekazywania Klientowi informacji o proponowanych zmianach umowy, o zmianie nazwy (firmy), adresu lub siedziby UHY ECA,

b. marketingu bezpośredniego produktów lub usług oferowanych przez podmioty współpracujące z UHY ECA, przy czym dane osobowe Klienta nie będą udostępniane podmiotom trzecim.

Informacja, o której mowa w punkcie 3a, będzie przekazywana przez UHY ECA.

Działania z zakresu marketingu bezpośredniego, o którym mowa w punkcie 3b, mogą być realizowane przez UHY ECA za pomocą środków komunikacji elektronicznej (e-mail) lub telekomunikacyjnych (np. telefon).

Odbiorcy danych osobowych

Państwa dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

1.   podmiotom i organom, którym Administrator jest obowiązany lub upoważniony udostępnić dane osobowe na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym podmiotom oraz organom uprawnionym do otrzymania od Administratora danych osobowych lub uprawnionych do żądania dostępu do danych osobowych na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa,

2.   podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi, w tym usługi księgowe, kadrowe, informatyczne, w tym dostawcom systemów i rozwiązań informatycznych, do których należą m.in.: GIGASYS Maciej Czarnecki zapewniający kompleksową obsługę IT całej Grupy Kapitałowej UHY ECA oraz wszystkie podmioty z Grupy Google, które zapewniają dostawę rozwiązań Google, w tym Google Cloud i Gmail, pod warunkiem, że w przypadku, gdy Państwa dane osobowe miałyby być przetwarzane przez te podmioty poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (dalej jako „EOG”), to przekazanie Państwa danych osobowych poza EOG będzie następować na zasadach określonych w sekcji „Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich”,

3.   innym podmiotom, którym Administrator powierzył wykonywanie czynności związanych z prowadzoną działalnością, w tym kancelariom prawnym, notarialnym, biurom tłumaczeń, bankom, dostawcom usług windykacyjnych, dostawcom usług pocztowych i kurierskich, dostawcom usług archiwizacyjnych,

4.   partnerom handlowym Administratora,

5.   podmiotom trzecim, które uzyskują dostęp do Państwa danych osobowych, powierzonych pierwotnie przez Państwa Administratorowi, na podstawie Państwa zgody.

Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich

1.   Państwa dane osobowe mogą być przekazywane poza EOG w ramach korzystania przez Administratora z usług dostawców systemów i rozwiązań informatycznych, którzy mogą przechowywać dane osobowe na serwerach zlokalizowanych poza EOG (w tym na terenie Stanów Zjednoczonych), lub w ramach świadczenia przez Administratora usług związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą – w zakresie niezbędnym do ich wykonania.

2.   Przekazanie Państwa danych osobowych poza EOG, o którym mowa w punkcie 1, będzie następować na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony danych osobowych na gruncie prawodawstwa państwa trzeciego lub przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń prawnych, którymi są w szczególności standardowe klauzule umowne ochrony danych osobowych zatwierdzone przez Komisję Europejską, a w sytuacjach uzasadnionych – również przy zastosowaniu środków uzupełniających narzędzia przekazywania w celu zapewnienia zgodności ze stopniem ochrony danych osobowych Unii Europejskiej.

3.   W razie braku decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony danych osobowych na gruncie prawodawstwa państwa trzeciego lub braku stosowania odpowiednich zabezpieczeń prawnych, Państwa dane osobowe mogą być przekazane do państwa trzeciego na podstawie jednej z przesłanek wymienionych w art. 49 ust. 1 RODO, w tym w szczególności na podstawie Państwa wyraźnej zgody. Przysługuje Państwu prawo do uzyskania kopii danych osobowych przekazanych do państwa trzeciego.

Okres przechowywania danych osobowych

W zależności od podstawy prawnej przetwarzania Państwa danych osobowych:

1.   Państwa dane osobowe przetwarzane w celu zawarcia lub wykonania umowy oraz wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze będą przechowywane przez okres obowiązywania tej umowy, a po jego upływie przez okres niezbędny do:

a.   obsługi Klientów,

b.   zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń przysługujących UHY ECA,

c.    wypełnienia obowiązku prawnego Administratora (np. wynikającego z obowiązujących przepisów podatkowych lub rachunkowych).

2.   Państwa dane osobowe przetwarzane na potrzeby marketingu produktów lub usług własnych UHY ECA, wynikającego z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez UHY ECA, będą przechowywane do czasu zgłoszenia przez Państwa ewentualnego sprzeciwu.

3.   Państwa dane osobowe przetwarzane na podstawie odrębnej zgody będą przechowywane do czasu ewentualnego odwołania przez Państwa tej zgody.

4.   Wszystkie dane osobowe będą usuwane zgodnie z wymogami archiwizacji danych osobowych.

Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przez Administratora, przysługują Państwu następujące prawa:

a. prawo do uzyskania od Administratora potwierdzenia, czy Administrator przetwarza dane osobowe, prawo do uzyskania dostępu do przetwarzanych danych osobowych oraz informacji dotyczących takiego przetwarzania, na podstawie art. 15 RODO,

b. prawo do żądania od Administratora sprostowania danych osobowych, jeżeli przetwarzane przez Administratora dane osobowe są nieprawidłowe lub niekompletne, na podstawie art. 16 RODO,

c. prawo do żądania od Administratora usunięcia danych osobowych, na podstawie art. 17 RODO,

d. prawo do żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, na podstawie art. 18 RODO,

e. prawo do przenoszenia danych osobowych, czyli prawo do otrzymania danych osobowych, dostarczonych wcześniej Administratorowi oraz do przesłania tych danych osobowych innemu administratorowi, na podstawie art. 20 RODO,

f. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez UHY ECA lub wobec przetwarzania danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego, na podstawie art. 21 RODO,

g. prawo do cofnięcia w dowolnym momencie zgody na przetwarzanie danych osobowych (przy czym wycofanie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych, którego dokonano na podstawie zgody udzielonej przed jej cofnięciem), na podstawie art. 7 RODO,

h. prawo do uzyskania interwencji ludzkiej ze strony Administratora, do wyrażenia własnego stanowiska i do zakwestionowania decyzji Administratora opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowaniu, na podstawie art. 22 RODO.

W celu skorzystania z tych praw, należy skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem e-maila: rodo@uhy-pl.com lub strony internetowej: www.uhy-pl.com/newsletter-2

Ponadto, przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.