Młodsza Konsultantka Podatkowa
Wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF oraz unijnego pakietu VIDA polscy podatnicy znaleźli się w nowej rzeczywistości, w której cyfrowe fakturowanie i raportowanie nie są już przyszłością, lecz codziennością. Choć Polska przez lata budowała własny system e‑faktur, a Unia Europejska równolegle pracowała nad kompleksową reformą VAT, dopiero teraz obie inicjatywy zaczynają się zazębiać, tworząc jednolity kierunek zmian w całej Wspólnocie. Wprowadzone regulacje mają nie tylko usprawnić przepływ danych i zwiększyć transparentność rozliczeń, lecz także znacząco wpłynąć na praktykę funkcjonowania przedsiębiorstw – od procesów księgowych, przez integracje systemowe, po sposób dokumentowania transakcji krajowych i unijnych.
KSeF działa jako scentralizowana platforma teleinformatyczna umożliwiająca generowanie, wymianę i archiwizację faktur ustrukturyzowanych. Zapewnia jednolity sposób generowania faktur, ich przekazywania między podmiotami gospodarczymi, jak również ich archiwizację przez okres wymagany przepisami. Jednocześnie system umożliwia administracji skarbowej bezpośredni wgląd w przechowywane dokumenty, co usprawnia procesy kontrolne i raportowe.
Od 2022 roku korzystanie z KSeF było dobrowolne, natomiast od 1 lutego 2026 r. stało się obowiązkowe dla największych przedsiębiorstw (powyżej 200 mln zł obrotu). Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmuje pozostałych podatników, a od 1 stycznia 2027 r. także tych dokonujących sprzedaży poniżej 10 000 zł brutto.
Istotne jest, że już od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy muszą mieć możliwość odbierania faktur w KSeF – nawet jeśli obowiązek ich wystawiania dotyczy ich później.
Dokument nie jest tworzony za posrednictwem KSeF, lecz w narzędziach zintegrowanych z systemem: Aplikacji Podatnika, aplikacji mobilnej, programie księgowym, ERP czy e‑mikrofirmie.
Faktura ma formę elektroniczną w postaci pliku XML zgodnego z obowiązującym schematem, co oznacza, że wszystkie dane są zapisane w określonych polach, a ich część ma charakter obowiązkowy, część warunkowy, a niektóre elementy są opcjonalne.
System, z którego korzysta podatnik, komunikuje się z KSeF przez odpowiedni interfejs i przesyła dokument do weryfikacji. KSeF automatycznie sprawdza poprawności struktury, kompletności, logiki danych oraz uprawnień wystawcy.
Po pozytywnej weryfikacji faktura otrzymuje numer identyfikujący ją w KSeF, generowane jest urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), a dokument staje się dostępny dla nabywcy w systemie.
Istotna zasada:
Za moment wystawienia i doręczenia faktury uznaje się chwilę nadania jej numeru w KSeF – od tego momentu liczone są wszystkie związane z nią terminy podatkowe.
Dyrektywa Rady (UE) 2025/516, ustanawiająca pakiet „VAT w Erze Cyfrowej” (ViDA), została ogłoszona w Dzienniku Urzędowym UE 11 marca 2025 r., kończąc kilkuletni proces prac nad unijną reformą VAT.
Pierwszym krokiem było odejście od obowiązku uzyskiwania zgody Komisji Europejskiej na wprowadzanie krajowych systemów e‑fakturowania, co otworzyło drogę do swobodniejszego wprowadzenie krajowych systemów e‑fakturowania, takich jak KSeF. Od lipca 2030 r. e‑faktury staną się obowiązkowe w transakcjach B2B w UE, a systemy krajowe będą musiały działać zgodnie z jednolitym standardem technicznym. Finalny moment transformacji zaplanowano na 2035 r., kiedy harmonizacja obejmie wszystkie państwa członkowskie. Regulacje wynikające z pakietu ViDA nie ograniczają się jednak wyłącznie do fakturowania – reforma rozszerza również możliwości systemu OSS, upraszcza rejestrację VAT dla podmiotów działających w wielu krajach oraz wprowadza nowe obowiązki dla platform cyfrowych pośredniczących w transporcie czy wynajmie krótkoterminowym.
Unijny pakiet zakłada, że systemy państw członkowskich muszą umożliwiać swobodną wymianę faktur w formacie EN 16931, bez potrzeby dodatkowego przetwarzania danych. Infrastruktura techniczna powinna także obsługiwać uznane sieci wymiany, takie jak Peppol i być gotowa na integrację z nowym systemem VIES (od 2032 r.). W efekcie interoperacyjność ma zapewnić, że faktury będą czytelne, weryfikowalne i możliwe do kontroli w całej UE, co stanowi fundament jednolitego rynku cyfrowego w obszarze VAT.
Ponieważ Polska wdrożyła KSeF jeszcze przed publikacją unijnych wymogów, system wymaga istotnych modyfikacji, aby mógł funkcjonować zgodnie z założeniami pakietu ViDA.
System wymaga korzystania z krajowego schematu FA(3), którego zakres informacyjny jest szerszy niż europejski standard EN 16931. Ponadto KSeF umożliwia generowanie faktur w trybie offline z wykorzystaniem kodów QR – rozwiązania, którego nie przewidują przepisy VIDA. Dodatkowo platforma nadaje każdemu dokumentowi unikatowy identyfikator i stosuje rozbudowaną walidację semantyczną, co nie występuje w koncepcji unijnej. Całość działa w oparciu o centralny rejestr faktur, podczas gdy pakiet VIDA zakłada model wymiany zdecentralizowanej, nakierowanej na raportowanie danych bez konieczności gromadzenia ich w jednym repozytorium.
W praktyce oznacza to konieczność głębokiego przeprojektowania obecnego rozwiązania lub stworzenia odrębnego modułu obsługującego wymianę transgraniczną, tak aby polski system mógł funkcjonować zgodnie z unijnymi zasadami.
Zgodnie z rozwiązaniami przewidzianymi w ramach VIDA państwa członkowskie mogą jednak wprowadzić mechanizmy konwersji pozwalające przełożyć krajowy schemat na format zgodny z wymogami unijnymi. Niewykluczone więc, że zamiast modyfikować samą strukturę KSeF, Polska skorzysta w przyszłości właśnie z takiego narzędzia.
Na tym etapie trudno jednak przesądzić, w jakim kierunku ostatecznie pójdą prace legislacyjne i technologiczne. Przedsiębiorcy powinni zatem uważnie śledzić kolejne etapy wdrażania reformy. W tym celu zachęcamy do uważanego śledzenia naszych aktualności, mediów społecznościowych i newslettera, aby nie przegapić kluczowych zmian!
Zapisz się do naszego newslettera i otrzymuj aktualizację ze świata audytu, księgowości i podatków, a także zaproszenia na organizowane przez nas webinaria i konferencje.
Bądź na bieżąco z nowościami UHY Poland: naszymi konferencjami i webinariami, aktualizacjami oferty czy nowelizacjami prawa. W sekcji aktualności znajdziesz najnowsze informacje i analizy związane z podatkami, finansami, audytem i raportowaniem ESG.
Publikujemy eksperckie komentarze, zmiany w przepisach oraz praktyczne wskazówki, które wspierają przedsiębiorców w podejmowaniu świadomych decyzji.
