International Poland

Elektroniczna ewidencja sprzedaży – e-dowody zakupu (cz. II)

E-paragon i e-faktura jako nowa forma dowodu zakupu

Plan pełnej informatyzacji ewidencji sprzedaży w Polsce zakłada przede wszystkim – o czym pisałyśmy ostatnio – możliwość (a w przypadku niektórych branż biznesowych już także i obowiązek) używania przez podatników kas online. Innym, równie ważnym przejawem realizacji tego planu jest stworzenie przez ustawodawcę określonych udogodnień także dla drugiej strony transakcji handlowych, tj. dla nabywcy.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 kwietnia 2020 r. (Dz. U. z 2020 r. poz. 732)

Na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 kwietnia 2020 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2020 r. poz. 732), od dnia 25 kwietnia 2020 r. podatnik prowadzący ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy online, może wystawiać i wydawać nabywcy – za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony – paragon fiskalny lub fakturę w postaci elektronicznej. W razie, gdyby rozpoczęta sprzedaż została anulowana, podatnik może wystawić paragon fiskalny anulowany lub fakturę anulowaną w postaci elektronicznej.

Zastąpienie tradycyjnych dowodów zakupu

W przepisach tych mowa o tzw. e-paragonie i e-fakturze. Zastąpienie nimi tradycyjnych dowodów zakupu ma w zamierzeniu ustawodawcy sprawić, że:

  • nabywca będzie miał natychmiastowy dostęp online do e-paragonu lub e-faktury,
  • nabywca będzie miał pewność, że przesłany do niego drogą elektroniczną dowód zakupu jest autentyczny,
  • przechowywanie dowodu zakupu będzie bezpieczniejsze, a sam dokument w formie elektronicznej – bardziej trwały od dokumentu w tradycyjnej papierowej formie,
  • podatnik wystawiający e-paragon lub e-fakturę będzie ponosił z tego tytułu niższe koszty operacyjne niż gdyby musiał nadal wystawiać dowód zakupu w tradycyjnej papierowej formie (nie ma wówczas konieczności zakupu papieru, drukarki, tuszu, itp.),
  • zużycie papieru zostanie znacząco ograniczone, co niewątpliwie w sposób pozytywny wpłynie na stan środowiska naturalnego.

Wystawianie e-dowodów zakupu ma być technicznie powiązane z używaniem przez podatnika kas online, tj. ma stanowić jedną z funkcjonalności, z których podatnik będzie mógł skorzystać, ewidencjonując przy użyciu kasy online dokonywaną przez siebie sprzedaż.

Sposób przekazania nabywcy e-dowodu zakupu – wątpliwości natury prawnej i technicznej

Co do zasady, pomysł zastąpienia tradycyjnych dowodów zakupu e-paragonem i e-fakturą jest bardzo dobry; problem w tym, że nie wszystkie kwestie techniczne związane z wystawianiem e-dowodu zakupu zostały już w sposób kompleksowy uregulowane. To, co przede wszystkim budzi wątpliwości, to sposób przekazania nabywcy e-paragonu lub e-faktury.

Gdy nabywcą jest przedsiębiorca…

W przypadku nabywcy prowadzącego działalność gospodarczą, np. w formie spółki prawa handlowego, najłatwiejszym rozwiązaniem jest stworzenie specjalnego adresu e-mail, dedykowanego stricte do odbioru e-faktur. Co niezwykle istotne, dostęp do skrzynki e-mailowej z takim adresem e-mail powinny mieć tylko konkretne, wyznaczone przez nabywcę osoby.

Ich uprawnienia względem omawianej skrzynki również powinny być ograniczone – przede wszystkim, ze względów bezpieczeństwa, nie powinny one mieć możliwości kasowania jakichkolwiek dokumentów, które się w tej skrzynce znajdują. Ponadto, należy pamiętać, że skrzynka e-mailowa przeznaczona do odbioru e-faktur podlega szczególnym zasadom archiwizacji.

Obecnie zaleca się, by adresy e-mail służące do odbioru e-faktur były tworzone w taki sposób, aby nie zawierały żadnych danych osobowych, których ujawnienie sprzedawcy mogłoby rodzić uzasadnione wątpliwości na gruncie przepisów o ochronie danych osobowych. Przykładowo, mogą to więc być: faktury@[firma podmiotu].com czy księgowość@[firma podmiotu].com.

Gdy nabywcą jest konsument…

Całkiem inaczej przedstawia się sytuacja nabywców będących konsumentami. Zgodnie ze wspomnianym rozporządzeniem, jeśli konsument wyrazi zgodę na wystawienie mu e-paragonu, powinien on także uzgodnić z podatnikiem sposób, w jaki ten ostatni przekaże mu e-dowód zakupu. W pierwszej kolejności na myśl przychodzą takie formy komunikacji, jak sms czy wiadomość e-mail. Niemniej, aby konsument mógł otrzymać e-paragon w formie smsa czy e-maila, musiałby najpierw podać podatnikowi swój numer telefonu komórkowego lub adres e-mail.

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.

Jednak zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, te informacje, prowadząc do bezpośredniej lub choćby tylko pośredniej identyfikacji konsumenta, stanowią dane osobowe podlegające szczególnej ochronie prawnej. W związku z tym, należy przypuszczać, że większość konsumentów będzie chciała chronić swoje dane osobowe i nie będzie skłonna podawać podatnikowi swojego numeru telefonu komórkowego czy adresu e-mail.

Pojawiły się zatem sugestie, by e-paragony były przesyłane do banku, w którym konsument posiada rachunek bankowy i którego kartą płatniczą posługuje się w celu dokonania transakcji zakupu. Z technicznego punktu widzenia, e-paragony byłyby zapewne gromadzone w dedykowanej do tego zakładce na stronie internetowej banku, do której konsument miałby dostęp po zalogowaniu się do swojego konta.

Co do zasady, takie rozwiązanie nie powinno budzić większych wątpliwości, zwłaszcza że kluczowe informacje dotyczące konkretnej transakcji dokonanej przy użyciu karty płatniczej lub w drodze przelewu i tak są zapisywane na rachunku bankowym konsumenta. Nie wiadomo tylko, czy banki będą w stanie zapewnić milionom swoich klientów tego typu usługę i czy ostatecznie nie będzie to skutkować wzrostem opłat za prowadzenie rachunku bankowego.

Pozostaje jednak pytanie, co z tymi konsumentami, którzy będą chcieli zapłacić za produkt czy usługę gotówką? W ich przypadku nie będzie bowiem mowy o automatycznym przekazaniu e-paragonu do banku konsumenta, bowiem konsument nie będzie korzystał z karty płatniczej.

E-dowód zakupu jako szansa na usprawnienie transakcji sprzedaży dopiero w przyszłości

Nie ulega wątpliwości, że obrót bezgotówkowy jest bezpieczniejszy, jednak opracowywane przez ustawodawcę rozwiązania nie powinny faworyzować, nawet w sposób niezamierzony, jednych grup obywateli względem pozostałych. W chwili obecnej, mimo formalnie istniejącej już na podstawie obowiązujących przepisów prawa możliwości wystawiania i przekazywania nabywcy dowodu zakupu w formie elektronicznej, wiele kwestii z tym związanych wymaga jeszcze doprecyzowania, a potem stworzenia odpowiednich narzędzi, które umożliwią faktyczne stosowanie tych przepisów w praktyce.

Dopiero wówczas będzie można z całym przekonaniem stwierdzić, że rzeczywiście wszyscy, zarówno przedsiębiorcy, jak i konsumenci, mogą w pełnym zakresie korzystać z nowoczesnego rozwiązania, jakim jest e-dowód zakupu.

W ramach UHY ECA będziemy oczywiście ten temat monitorować oraz informować Państwa o najnowszych ustaleniach.

Podstawa prawna:

  1. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 r. poz. 816)
  2. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 kwietnia 2020 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2020 r. poz. 732)
  3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE L 119/2016, Tom 59)

Skontaktuj się z nami

Barbara Jędrzejek
Biegły Rewident, Członek ACCA
Partner

mob.:   + 48 694 234 781
e-mail:  barbara.jedrzejek@uhy-pl.com

Katarzyna Sala
Prawnik, LL.M.
Partner  

mob.:   + 48 515 262 480
e-mail:  katarzyna.sala@uhy-pl.com