Proces zarządzania należnościami jest istotnym elementem Zarządzania Finansowego oraz Zarządzania Ryzykiem w przedsiębiorstwie. Strumień należności, jego wielkość i przewidywalność ma kluczowy wpływ na płynność przedsiębiorstwa, możliwość bieżącej obsługi zobowiązań, potencjał inwestycyjny a także planowanie działań dotyczących zarządzania poziomami pozostałych składników aktywów i pasywów.

Zarządzanie należnościami wymaga zazwyczaj utworzenia powtarzalnego, efektywnego procesu opartego o procedury dostosowane do potrzeb danej organizacji.

W zależności od wielkości i złożoności przedsiębiorstwa, procedury mogą być mniej lub bardziej rozbudowane i wykorzystywać mniej lub bardziej złożone narzędzia (zarówno w kwestii systemów informatycznych jak i usług finansowych wspierających zarządzanie ryzykiem należności).

Rozpoznanie otoczenia prawnego.

Z uwagi na szereg zmian w przepisach, które miały miejsce w ostatnich latach istotne jest także poprawne rozpoznanie otoczenia prawnego, które definiuje kwestie rozliczeń transakcji handlowych. Posiadanie fachowej wiedzy jest kluczowe aby poprawnie określić jakie obowiązki i prawa wynikają  z poszczególnych regulacji, jak prawidłowo i czasowo dokonywać odpowiednich wyliczeń i wywiązać się z obowiązków sprawozdawczych zarówno wobec organów podatkowych jak i innych instytucji, które są wskazane w przepisach oraz jak uwzględniać ewentualny wpływ regulacji w planowaniu finansowym.

Posiadanie solidnego partnera biznesowego w obszarze zarządzania finansowego.

Z perspektywy efektywności zarządzania należnościami istotne wydaje się więc posiadanie solidnego partnera biznesowego w obszarze zarządzania finansowego. W zależności od wielkości organizacji i modelu zarządzania finansowego partner ten może być wyspecjalizowanym biurem księgowym lub wewnętrznym pracownikiem działu finansów. Istotne jest jednak, aby posiadał stosowną wiedzę ekspercką i niezbędne narzędzia (np. w postaci dedykowanych rozwiązań informatycznych) wspierające zarządzanie należnościami.

Wybrane narzędzia, metody oraz niektóre aspekty prawne, na które warto zwrócić uwagę z perspektywy Zarządzania Należnościami w organizacji:

Niezależnie od wielkości organizacji i modelu zarządzania finansami poniżej przedstawiamy dwa obszary i wybrane elementy, na które w naszej ocenie  warto zwrócić uwagę z perspektywy Zarządzania należnościami w Organizacji:

I. Wybrane Narzędzia i Metody Zarządzania Należnościami

Poprawnie zaprojektowany, efektywnie wdrożony i zasilony aktualną informacją system finansowy:

1. Wdrożenie prawidłowo i czasowo funkcjonującego procesu księgowania faktur i wyciągów bankowych (dbałość o dochowanie kalendarza zamknięcia księgowego).
2. Poprawnie i czasowo funkcjonujący proces rozliczania rozrachunków (łączenie zapłat z fakturami), wdrożony i spriorytetyzowany proces zarządzania nierozliczonymi pozycjami, w tym szczególna kontrola wpływów i wypływów niepowiązanych z dokumentami księgowymi.
3. Ustanowienie poprawnego, zapewniającego wymaganą szczegółowość procesu księgowania odpisu na należności.
4. W przypadku rozrachunków walutowych, wdrożenie poprawnego procesu naliczania różnic kursowych, a przypadku stosowania instrumentów zabezpieczających – poprawnej procedury księgowania i prezentacji wartości wynikających ze zmian w wycenie instrumentów.

Wdrożone wewnętrzne polityki i procedury analizy kredytowej i kontroli należności:

1. Procedura analizy kredytowej nowego kontrahenta.
2. Procedura ustalania limitów kredytowych i terminów płatności dla kontrahentów.
3. Procedura regularnego raportowania, wdrożenie kryteriów oceny sald należności i oceny wskaźników należności.
4. Szacowanie wskaźników należności w ramach prognoz finansowych.
5. Uwzględnienie ściągalności należności przy ocenie osiągniętych celów sprzedażowych.
6. Ustanowienie w polityce rachunkowości zasad dokonywania odpisów na należności.

Opracowane i regularnie analizowane raporty należności:

1. Raporty wiekowania należności w podziale na klientów, przedziały wiekowania (raporty szczegółowe dystrybuowane do handlowców odpowiedzialnych za klientów z prośbą o komentarz sytuacji na przeterminowanych pozycjach, raport całościowy przesyłany regularnie do Zarządu / Dyrektora Finansowego organizacji, przynajmniej raz w miesiącu omówienie raportu należności z Zarządem / Dyrektorem Finansowym).
2. Raporty cyklu konwersji gotówki per Klient / per Produkt dla poszczególnych Handlowców i Zarządu.
3. Alerty należnościowe (np. kończący się limit, regularne przeterminowania, spadający Cykl Konwersji Gotówki itp.).
4. Rozwiązania dotyczące przenoszenia ryzyka lub przeciwdziałaniu ryzyku (np. ubezpieczenie należności, faktoring, gwarancja bankowa, akredytywa).

II. Niektóre akty prawne mające wpływ na obszar Zarządzania Należnościami

Ustawa z dnia 19 lipca 2019 roku w sprawie zmiany niektórych ustaw w celu ograniczenia zatorów płatniczych (Dz.U. poz. 1649) –„Ustawa o zatorach płatniczych”.

Ustawa ma na celu poprawę płynności przedsiębiorstw i ograniczenie zatorów płatniczych, które w skrajnych przypadkach mogą doprowadzić przedsiębiorstwa do upadłości.

Akt prawny ma także za cel poprawę sytuacji mniejszego podmiotu w tzw. transakcjach asymetrycznych tzn. gdy wierzycielem jest podmiot z kategorii MSP, a dłużnikiem podmiot duży.

Uwaga! Należy pamiętać, że do klasyfikacji podmiotów małych, średnich i dużych należy stosować klasyfikację zgodną z  Rozporządzeniem Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. W przypadku powyższego aktu istotne jest określenie czy podmiot jest samodzielny.

Ustawa wprowadza szereg zmian dotyczących m.in.

• skrócenia terminów zapłaty;
• uprawnień prezesa UOKiK do ścigania przedsiębiorstw generujących największe zatory;
• zobowiązanie największych firm do raportowania do ministra do spraw gospodarki swoich praktyk płatniczych;
• ulgi na złe długi w PIT i CIT (na wzór tej w VAT);
• zmian poziomu odsetek ustawowych za opóźnienia w transakcjach handlowych.

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Zmiany dotyczące tzw. „Ulgi na złe długi”)

Istotne z perspektywy zarządzania należnościami jest m.in.: obowiązywanie od 1.01.2019 roku krótszego 90 – dniowego okresu, po
którym należność można uznać za nieściągalną.  Z tytułu przekroczenia terminu płatności wierzyciel będący podatnikiem VAT (przy
spełnieniu warunków określonych w Ustawie) ma prawo do korekty podatku należnego dotyczącego sprzedaży, za którą należność jest
przeterminowana o okres wskazany w ustawie.

Uwaga! Należy pamiętać, że po stronie wierzyciela powstaje prawo do obniżenia podatku należnego (jest to więc decyzja), natomiast, po stronie dłużnika powstaje  obowiązek korekty w dół podatku naliczonego.

W czym możemy pomóc?

• Udzielimy bieżącego wsparcia w zakresie przeglądu istniejącego procesu zarządzania należnościami oraz jego efektywności.
• Pomożemy w utworzeniu spójnej procedury i narzędzi zarządzania należnościami dopasowanej do potrzeb organizacji (raportów, kalendarza działań, procesu ustalania warunków płatności) co może poprawić ściągalność należności.
• Pomożemy w przygotowaniu analiz sald należności, wpływu sytuacji należności na płynność finansową oraz prognozę płynności organizacji co może pomóc zidentyfikować istniejące ryzyka.
• Wesprzemy analizy należności w kontekście wybranych przepisów.

Skontaktuj się z nami

 

	Barbara Jędrzejek Biegły Rewident, Członek ACCA Partner mob.:   + 48 694 234 781 e-mail:  barbara.jedrzejek@uhy-pl.com	Bartosz Habaj Audytor wewnętrzny, Kontroler Finansowy Senior Manager mob.:   + 48 798 841 102 e-mail:  bartosz.habaj@uhy-pl.com