W tym artykule przedstawiamy siedem powodów, dla których CFO powinni rozważyć, aby zmienić proces budżetowania i planowania w swoich firmach.

Istnieje wiele powodów, dla których warto rozważyć zmianę obecnych praktyk. Na przestrzeni ostatnich lat, rola dyrektorów finansowych ewoluowała, i  staje się coraz ważniejsza dla kształtowania strategii korporacyjnej. Rolę finansów przekształca analiza danych, zwykłe raportowanie (czyli patrzenie wstecz) jest już niewystarczające. Obecnie w przedsiębiorstwach osiągających znaczne sukcesy uznaje się, że niezbędne dla działów finansowych staje się również patrzenie wprzód, czyli prognozowanie, uczestnictwo w formułowaniu strategii i monitorowania jej stopnia wdrożenia. Jak na tym tle wygląda proces planowania i budżetowania w przeciętnym przedsiębiorstwie? Poniżej przedstawiamy kilka aspektów, z którymi zapewne większość dyrektorów finansowych miała wielokrotnie styczność.

1. Raportowanie uwzględniające tylko wykonanie, a w dodatku niespójne

Roczny budżet i prognozy opierają się zazwyczaj na danych historycznych, a większość budżetów skupia się głównie na takich elementach jak zyski i straty oraz elementy bilansu finansowego. Co więcej dane te pochodzą często od różnych zespołów oraz spółek, budujących indywidualne budżety przy użyciu różnych systemów i nomenklatur. By nie było za łatwo, w wielu firmach zespoły muszą żądać raportów od działów IT w celu stworzenia indywidualnych budżetów. Wszystkie te działania wydłużają cały proces, co oczywiście działa na niekorzyść organizacji.

Firmy musza się uporać z „ciężarem” wszystkich informacji oraz brakiem integracji między różnymi jednostkami i regionami. Wszelkie pojawiające się rozbieżności utrudniają konsolidację, a uzyskanie „jednej wersji prawdy” staje się bardzo trudne.

Niestety wiele istniejących narzędzi BI opiera się wyłącznie na raportowaniu faktów, zapomina się o prognozowaniu, które jest tak istotne. Firmy powinny porównywać aktualne, rzeczywiste dane z budżetami oraz prognozami śródrocznymi, co pozwoli ocenić wydajność, zidentyfikować wszystkie operacje, które działają nie tak jak się spodziewaliśmy i co najważniejsze – prognozować przyszłe wyniki.

Bez możliwości uwzględnienia faktów i planowania przyszłych działań w jednym zunifikowanym środowisku, CFO nie są w stanie podejmować świadomych decyzji i dostosowywać działań firmy do ich planu strategicznego. Często prowadzi to do podejmowania nieodpowiednich decyzji, drastycznych korekt niezwiązanych z realizowaną strategią (jeżeli taka w ogóle istnieje), a w rezultacie mamy słabe wyniki finansowe.

2. Arkusze kalkulacyjne są nieefektywne.

Arkusze kalkulacyjne to dobre narzędzie, ale zdecydowanie do tego, do czego zostały zaprojektowane. Miały ułatwić pracę księgowym, aby mogli szybko dodawać wiersze i kolumny danych, ta już dosyć stara koncepcja niewiele się zmieniła. Podstawowy minus? Narzędzie te nie zostało zaprojektowane w celu analizowania i prognozowania danych przedsiębiorstwa, nie jest również systemem do przechowywania danych. Niemniej jednak, menadżerowie w wielu organizacjach wykorzystują arkusze kalkulacyjne do wspomnianych działań. Powoduje to wiele problemów, dużo zmarnowanego czasu i wysiłku, a przecież powinni skupić się na analizowaniu, planowaniu i podejmowaniu właściwych decyzji.

3. Nieefektywne gromadzenie i analiza danych

Wiele firm napotyka stale rosnącą górę danych, z których większość jest przechowywana w różnych systemach operacyjnych. Zbieranie, ponowne wpisywanie, przesiewanie i analiza danych z tych różnych systemów pochłania ogromną ilość czasu. Większość danych z tych systemów jest zbierana ręcznie i ponownie wkomponowywana w arkusz kalkulacyjny, codziennie wiele godzin jest marnowanych na prowadzenie żmudnych kalkulacji i analizowanie rozbieżności w uzyskanych wynikach.

4. Hurtownia danych nie zapewni nam lepszych prognoz

W większości firm ważne dane znajdują się w różnych zasobach informacji, takich jak na przykład Salesforce, ERP, które nie są ze sobą powiązane. W ciągu ostatnich lat w celu powiązania tych danych, tworzyło się hurtownie danych. Teoretycznie, jeśli zbudujemy hurtownię danych, gdzie są one czyszczone i dostosowywane, to gdy przychodzi czas na budowanie budżetów i prognoz wyodrębnianie danych powinno być znacznie szybsze i łatwiejsze. Taka jest przynajmniej teoria. W rzeczywistości budowanie hurtowni danych to zazwyczaj projekt informatyczny, który może trwać miesiące, jeśli nie rok lub dłużej i może kosztować kolosalne sumy pieniędzy a i tak często nie przynosi spodziewanych efektów.

5. Wiele narzędzi BI wymaga pomocy IT

Nawet w przypadku hurtowni danych i narzędzi Business Intelligence, wielu menadżerów finansowych musi nadal korzystać z pomocy działów IT, aby wygenerować niezbędne raporty. Menedżer zamiast czekać na kogoś z IT, aż wyciągnie dane według jego specyfikacji albo aż firma zatrudni specjalistę zajmującego się danymi (obydwa te procesy są bardzo kosztowne), będzie próbował dodać kolejne formuły, makra do swoich arkuszy kalkulacyjnych. W konsekwencji modelowanie danych staje się coraz bardzie złożonym i długotrwałym procesem realizowanym przy wykorzystaniu coraz większej liczby narzędzi.

6. Ryzyko utraty know-how i dobrego wizerunku

W przypadku odejścia z organizacji kluczowego, z punktu widzenia procesu raportowania, pracownika często ucieka z nim cała wiedza (często zupełnie lub jedynie szczątkowo udokumentowana), co zagraża całemu procesowi raportowania zarządczego i naraża dyrektora finansowego na dodatkowe ryzyko – nie tylko operacyjne czy związane z niewywiązaniem się z obowiązków raportowych, ale również wizerunkowe wewnątrz organizacji. W skrajnych przypadkach może to w znaczący sposób wpłynąć na dalszy przebieg jego kariery zawodowej.

Jakie jest rozwiązanie? Dyrektorzy finansowi powinni zacząć szukać rozwiązań samoobsługowych, które pozwolą im samodzielnie tworzyć potrzebne raporty, a ponadto nie będą wymagały znajomości programowania.

7. Narzędzia analityczne oparte na chmurze zapewniają wiele udogodnień

W wielu korporacjach narzędzia budżetowania i prognozowania są powiązane ze starszymi systemami, z którymi nie są połączone zagraniczne filie lub nawet odległe jednostki biznesowe. W związku z tym, arkusze kalkulacyjne przekazywane są pocztą e-mail lub też zapisywane są na dysku sieciowym. Jest to proces manualny i powolny, który prowadzi do wielu błędów wynikających z konieczności ręcznego kopiowania i aktualizowania gromadzonych dany. Dodatkowo nie rzadko dostęp do nich jest mocno utrudniony z zewnątrz lub też jest zbyt szeroko otwarty (niekontrolowany w pełni).

Wykorzystując rozwiązania znajdujące się „w chmurze”, dyrektorzy finansowi mogą uzyskać całodobowy, nadzorowany dostęp do budżetów, prognoz i innych raportów oraz wszelkich aktualizacji, które zagraniczne filie mogą wysłać w nocy. Jest to znaczące udogodnienie, które usprawnia wiele procesów. Elastyczne narzędzia internetowe umożliwiają uruchamianie oprogramowania w siedzibie lub w trybie hybrydowym lub wyłącznie w chmurze w zależności od potrzeb, zapewniając elastyczne opcje dalszego postępowania w przypadku zmiany decyzji biznesowych.